未経験から総務職に転職したいと考えたことがある方は意外と多いです。

総務職の仕事は会社の組織全体に関わるものが多く、専門知識が必要なのではないかと思われがちです。しかし、専門知識が必要かどうかは会社の規模や経営方針によって大きく変わり、必ずしも専門知識を必要とする会社ばかりではありません。

そのため、未経験からでも総務職へ転職することが可能な会社はあります。しかし、転職市場では経験者が有利になることは事実であり、それは総務職においても同じことが言えます。

総務職の仕事は面倒で地味な作業が多いですが、会社組織の「縁の下の力持ち」として機能するため、多くの従業員から感謝され、非常にやりがいのある職場と言えるでしょう。特に女性からは一般事務職と並んで人気の職場となっています。

しかし、総務職の募集数は非常に少ないのが現状です。特に未経験から総務職へ転職することは非常に難しいことを転職活動前に認識しておかなければいけません。

未経験の方で総務職へ転職することを考えている場合は、経験者の方と違った視点で戦略的に転職活動に取り組む必要があります。そのための戦略を解説していきます。

総務職未経験者が押さえるべきポイント

これから未経験で総務職へ転職したいと考えている方は、総務職の求人状況がどうなっているのか気になるかと思います。総務職の仕事は会社を経営する上で必要不可欠なものですので、どのような時代にも一定数の採用はあります。

実際に「総務 転職」と検索すると、総務職の募集を行っている会社の求人を目にすることができます。しかし、会社の管理部門である総務職は一般事務職同様に女性から人気のある職種となっており、求人倍率は非常に低いのが現状となっています。

例えば、厚生労働省の発表によると、2018年平均の有効求人倍率が1.61倍となっている一方で、総務や人事を含む一般事務職の有効求人倍率は0.37倍と、競争が激化している状態であることが分かります。

女性に総務職が人気である理由の一つとしては、業務時間が一定で生活のリズムが作りやすいことが挙げられます。また、仕事内容もルーティンワークが多く、計画的に仕事を進めやすいことも人気の理由と言えるでしょう。

私が以前勤めていた会社の総務職の男女比率は概ね「5:5」でした。このことから男性に限らず、総務職では女性が活躍できる職場となっていることが分かります。

総務職の求人では、営業職やシステムエンジニアのように複数人募集をかける求人はほぼなく、非常に狭き門となっております。「応募してみたけど、書類選考が通らない」ことは当たり前のようにあります。

このようなことから、未経験から総務職への転職を考えている方は戦略的な対策を行った上で、書類選考あるいは面接に挑むことが非常に重要となります。

「未経験OK」「未経験歓迎」の本当の意味

総務職の求人情報に限らずですが、求人情報を見ていると、応募資格の欄に「未経験OK」「未経験歓迎」と記載されているのを見たことがある方は多いのではないでしょうか。

例えば、以下のような求人です。

「未経験だけど本当に採用されるのか?」「会社は本当に未経験者を採用したいのか?」と疑問に感じる方もいるかと思います。

では、実際に会社が未経験者を本当に採用したいと考えているのかというと、必ずしもそうではありません。

なぜなら、求人をかける会社の経営状況や経営方針によって、その会社が求める人材が違うからです。

例えば、応募資格をよく見ると、「未経験OK」「未経験歓迎」という条件と並列して、「Excel、Wordの操作ができる方」「ビジネスレベルの英語ができる方」など、いろいろな条件と併記された求人があることに気が付くと思います。

このような求人を出している会社は総務職の未経験者を採用する可能性はあります。ただし、総務職は未経験であっても何かしらのスキルを求めていることになります。

上記のような求人では「総務職未経験者の応募は可能だが、経理あるいは総務の実務経験者をできるだけ採用したい」と会社側は考えています。この会社に経理や総務の実務経験が全くない方が挑んだとしても、会社側が求める条件ではないため、不採用になる確率が高くなります。

「未経験OK」「未経験歓迎」と記載された求人を見かけたときは、応募資格の記載だけにとらわれてはいけません。求人情報の細部までしっかりと目を通して、求人をかけている会社がどういった人材を求めているのか読み解くことが大切です。

自身が挑戦したいことを実現できたり、自身の強みを活かせたりできる会社なのかどうかよく吟味して、納得したうえで応募することが非常に重要となります。

未経験者は書類選考で不利なのか?

「この会社は自分に合いそうだ」と、数ある求人の中から時間をかけて気になる求人を見つけたとしても、書類選考が通らないと水の泡となってしまいます。

特に未経験者の方は、書類選考で不利になるのか気になる方も多いはずです。

結論から言いますと、未経験者は経験者よりも書類選考は不利になります。さらに、一般的に「未経験業界への転職」よりも「未経験職種への転職」の方が難易度は上がります。

採用する会社側からすると、経験者で即戦力になる人材の方が、業務に溶け込むスピードが速く、人材育成にかかる経費を抑えることができるからです。つまり、未経験者を採用すると、会社にとって教育負担のリスクを伴うことになるのです。

しかし、世の中にはリスクを背負ってでも将来性を期待して未経験者を採用する会社が存在するのも事実です。

もし、あなたが総務職の未経験者であり、これから転職活動を検討しているのであれば少しでも有利に進める方法を考えなければいけません。

これまでの職務経歴や志望動機などを戦略的に考えて落とし込み、採用担当の面接官が「この人と会って話してみたい!」と魅力的に感じるような履歴書・職務履歴書を作成する必要があります。

書類選考が通過せず、面接を受けることができないままその会社を諦めるしかない、こういった状況を最小限にする努力が必要となります。

総務職に求められる人材とは?

会社組織の管理部門である総務では「他のどこの部署でも対応できないが、会社運営には欠かせない」という業務を一括して請け負っています。

その仕事内容は、会社の規模や経営方針によって大きく変わります。バックオフィスと呼ばれる総務の仕事は他にも、人事・経理・企画・財務・文書・広報・情報管理などがあります。

大手企業のように従業員の多い会社では業務量が多く多岐に渡るため、総務部・人事部・経理部・企画部・財務部といったようにそれぞれの部署が独立しているケースが多くなります。

このような大手企業では、担当する業務がその従業員にとって専門分野となるケースが多いです。つまり、大手企業の採用では、「財産管理」「労務管理」など専門性(スペシャリスト)が求められる傾向があります。

それに対して、中小企業や零細企業では大手企業とは逆で兼任する仕事が多くなります。なぜなら、大手企業と比較すると企業の規模が小さいため、1人の従業員が請け負う仕事の種類が増えるからです。

例えば、いろいろな雑務をこなしながら、採用業務、経理業務、広報、情報管理など、1人で複数の業務に対応しなければいけないような会社もあるでしょう。

このことから、中小企業や零細企業では「1人で何でもこなせてしまう」ゼネラリストタイプの人材が求められる傾向があります。

総務職で働くために必ず必要となる2つの条件

総務職は仕事柄、社内・社外関係なくいろいろな人と接する機会が非常に多くあります。そのほかにも、会社経営者の参謀役として機能を果たすため、職場では会社の経営に関わるさまざまな情報が飛び交うことになります。

そのため、総務職で働くために必ず必要となる条件があります。まず、一つ目の条件は「コミュニケーション能力が高いこと」を挙げることができます。

コミュケーション能力の中でも、特に傾聴力が求められます。相手の話を真剣に聞いた上で、話の内容を理解することが非常に重要だからです。相手の話を真剣に聞くことができなければ、話の内容を理解できず、問題の本質に気づくことができません。

例えば、私が働いていた総務部では、会社の従業員と取引している業者との間でトラブルが生じた場合、仲介に入ることがよくありました。こういった場面では、従業員と業者それぞれから何が起きたのか経緯を注意深く聞くことを意識しなければいけません。

そして、両者から聞いた話の内容からトラブルが起きた原因を突き止めて、解決策を提案することになります。このトラブルの原因は、相手の話を真剣に聞かないと見つけることができません。

そのため、問題の本質となるトラブルの原因を突き止めるには、傾聴力が欠かせないのです。

また、トラブルに対する解決策を分かりやすく伝える説明力がなければ、両者が納得することはありません。そのことが原因で、両者の関係が悪化し、会社の利益の損失に繋がる可能性もあるのです。

総務の職場には、日常的に各部署からいろいろな相談事が入ってきます。その問題を解決するためには、「傾聴力」と「説明力」を兼ね備えたコミュニケーション能力が必要となります。

2つ目の条件としては「口が堅く、守秘義務を徹底できること」が挙げられます。

総務は経営者に一番近い職場であるため、会社の経営に関わる機密事項や従業員に関わる重要事項が真っ先に職場に情報として入ってきます。

どれだけ仲の良い同期がいたとしても守秘義務は徹底しなければいけません。たとえ、軽い気持ちであったとしても機密情報が拡散してしまうと、取り返しのつかないことになります。

内容によっては、会社の社会的信用を失うことにもなりますので、守秘義務は徹底するように心掛けましょう。

総務職への転職に必要なスキル

総務職への転職を考えたときに「資格があった方が転職しやすいのでは?」と思ってしまう方も多いかと思います。

会社によって求める人材が違いますので一概には言えませんが、特に資格を持っていなくても総務職への転職は可能です。私自身、これといった資格は一つも持っていませんでしたが、総務の職場で業務を支障なくこなすことができていました。

しかし、資格保有者が転職で有利となる会社があることも事実です。

例えば、会社の労務管理業務を行う「総務人事」の部署から欠員が生じた場合は、社会保険労務士の資格保有者が有利となることがあります。

社会保険労務士の資格を持っている人にしかできない業務があるため、そのポジションで欠員が生じた場合は、資格保有者が有利となる確率が高くなります。

また、総務職で経理事務を扱う会社の採用では財務諸表など経営方針に深く関わる書類を作成するため、簿記の資格保有者が有利となることもあります。

このほかにも、「ビジネス・キャリア検定」「キャリアコンサルタント」「メンタルヘルス・マネジメント検定」「知的財産管理技能士」など会社経営にとって必要とされる資格があります。

求人を出している会社がどんな人材を求めているかは、それぞれの会社によって違います。資格取得を目指す場合は自身の将来的なキャリアを見据えた上で、資格を取得するようにしましょう。

総務未経験者が転職を成功させるための志望動機例

では、実際に総務職の未経験者が履歴書に書く志望動機はどのような内容にすればよいのでしょうか。

経験者の方であれば、現職まで培った経験を転職先でどう活用するか述べるのが基本ですが、未経験者の方はそうはいきません。

未経験者が転職活動をする上で、押さえるべきポイントは「採用担当者側が応募者に何を求めているのか」この点を深く考えることにあります。

基本的に未経験者の方は、応募する企業に対して「仕事への熱意」を伝えがちになります。業務経験がないので「自分の仕事に対する思いを伝えたい」と強く思ってしまうのです。

しかし、採用担当者は「未経験者として、我が社にどういう貢献ができる人なのか」を具体的に知りたいと思っています。会社側は熱意よりも、転職後に応募者が会社にもたらす成果がどういったものなのか知りたいのです。

まずは、未経験者として応募する会社に対して何ができるのかを洗い出してみましょう。そのために、転職活動前に社会人経験者としての自己分析を行うようにしてください。。

そして、これまでの仕事で培ってきた「自身の強み」を洗い出すことで、未経験の総務職で具体的に何ができるかを考察し、戦略的な志望動機を作り上げることが非常に重要となります。

このような点を踏まえた上で、未経験者の方は志望動機として、以下のことを具体的に述べる必要があります。

  1. 総務職に転職して何ができるのか(何を実現したいのか)
  2. なぜ、未経験から総務職を希望するのか
  3. なぜ、この会社で働きたいと思ったのか

この内容は書類選考の志望動機だけではなく、面接でも質問される確率が非常に高いです。書類選考の段階でしっかりと伝えるべき内容を練るようにしましょう。

それぞれについて、具体的に記していきます。

①総務職に転職して何ができるのか(何を実現したいのか)

採用担当者は、総務職の未経験者である応募者が社会人としてどのような経験を積んできて、我が社でどのような活躍が期待できるのか選考で判断します。

そしてこの内容は、志望動機の中で最も重要といえます。なぜなら、未経験である応募者がどれだけ会社の戦力として働いてくれるのか最も表れる部分でもあるからです。

転職を希望する会社に対して、どういった働きかけができるのか具体的に述べ、採用担当者が「この人を採用したい!」と思わせるような志望動機を作り上げましょう。

また、転職を希望する会社の総務職で役立ちそうな資格を取得している場合あるいは、資格取得に向けて勉強に取り組んでいる場合は志望動機に盛り込むことで、より印象の強い志望動機になります。

例えば、以下のようになります。

私は現職で食品メーカーの営業として6年間勤めてきました。特に仕事で力を入れたことは、企画書の作成でした。自社の売り上げを上げるためにはどうすれば良いのか調査・研究し、その結果を元に、企画書をブラッシュアップすることで、商品の売り上げに貢献してきました。

昨年度は、その取り組みの成果もあり前年比10%の売り上げ増を達成しました。このことは、総務職で直面するさまざまな課題に対する地道な作業の継続、そして解決策に導く提案力を発揮することに繋がるものだと自負しております。

ほかにも、営業職で必要不可欠なコミュニケーションスキルを磨くことにも力を入れました。周囲への気配りや柔軟性のある行動を心掛けることで、仕事に関わる社内・社外の人々と信頼関係を構築してきました。

貴社(御社)への転職が叶えば、これまでの営業職で培ってきた「企画力」と「コミュニケーションスキル」を発揮し、会社組織の活性化のために業務に取り組む総務職で、従業員を支えていきたいと思っています。

※ 履歴書・職務経歴書では、相手の会社を「貴社」と表記し、面接では「御社」を使う

上記のような志望動機であれば、未経験職種からの応募であったとしても、総務職で必要とされるスキルが備わっていることをアピールすることができます。

また、志望動機を聞いた採用担当者も「総務職未経験からの応募だが、入社後に活躍してくれそうだ」と感じるはずです。

②なぜ、未経験から総務職を希望するのか

採用担当者側からすると、「なぜ、違う職種から総務職を希望するのか」が知りたいと思っています。

また、「前の会社の仕事が嫌だったから」などネガティブな理由だけで転職を考えていないかどうかを採用する側は見ています。

このような場合、「何がきっかけで総務職の仕事に興味を持ち始めたのか」を具体的にすることで、総務職に対する志望動機に厚みを出すことができます。

以前、勤めている会社の社内事項で分からないことがあったときに、総務職の社員がそのことについて詳しく丁寧に教えてくれました。すぐに営業の仕事に集中する環境を整えてくださったことがとても印象に残りました。

この頃から、社内の従業員をサポートすることで組織を活性化させる取り組みを行っている総務職の仕事に興味を持ち始めました。

このような志望動機を述べることで、採用担当者側も「なるほど、だから総務職に興味を持ったのか」と納得することができます。

③なぜ、この会社で働きたいと思ったのか

一般的な新卒採用と同様になりますが、「別に他の会社でも同じようなお仕事ができるけど、なぜ我が社を受けようと思ったのか」を採用する側は知りたいと思っています。

他の会社ではない理由を具体的に述べ、差別化を図ることで、採用担当者の心に印象が残る志望動機となります。

これまでの人生の中で、転職を希望する会社との接点や商品・サービスを利用して感動したことなど、自身の実体験と結びつけたエピソードをつくることができると採用側も納得するでしょう。

もし、実体験がない場合は企業理念や企業活動などの情報収集を念入りに行うようにしてください。そこから、その会社で働きたいと思った理由と結び付くようなエピソードを意識して志望動機を作り上げるようにしましょう。

私は現職において、食品メーカーの営業をしておりました。職業柄「食」にこだわりがあり、勉強も兼ねて同業他社のいろいろな商品を味見することが趣味でした。

ある日、貴社(御社)のヒット商品であるデザートを口にする機会があり、きめ細かな優しい味が強く印象に残り、今も定期的に商品を購入しています。世の中のあらゆる世代に受け入れられている商品を開発する貴社(御社)で私も働いてみたいと思い、未経験ながら応募させていただきました。

このように、商品を利用して感動した点や企業理念との一致などを伝えることで、「他の会社ではない理由」を明確にすることができます。

なお、未経験者が志望動機を作成する際のポイントは、以下の2点が非常に重要となります。

  • 社会人経験としての自己分析を行い、自身の強みを洗い出す
  • 転職を希望する会社でどういった貢献ができるのか具体的に述べる

事前に自己分析を念入りに行うことで、戦略的な志望動機を作り上げることに繋がっていくのです。

未経験から総務職へ転職する手段

未経験から総務職への転職は可能です。しかしながら、会社の規模や人事・経理などの業務を兼任しているかどうかで、求人を募集している会社の総務職で求められるスキルが変わってきます。

資格保有者や業務に見合ったスキルを兼ね備えた人材を求めている会社もあれば、資格がなくても未経験者を育成したいと考えている会社もあります。

未経験でこれから転職活動を始める方にとっては「どのように転職活動を進めていけばよいのだろう」と不安な気持ちになる方は多いでしょう。

転職活動は絶対に失敗したくないと思いますし、納得できない転職活動はできるだけ避けたいはずです。そこで、3社以上の転職エージェントを活用することで求人の幅を広げ、サポートを受けながら転職活動を進めるようにしましょう。

総務職の募集はそれほど多くないものの、転職することができれば、特に女性にとっては働きやすい環境であることは間違いありません。組織管理の中枢に位置する部署ですので、従業員からも頼りにされ働きがいのある部署です。

未経験から総務職へ転職を考える場合、まずは、現在の自身のスキルが総務職の仕事にどのように活かせるのか真剣に考えるところから始めてみてください。

事務転職で失敗しない転職サイトの活用法とは

事務転職を考えるとき、多くの人が転職サイトを活用します。ただ事務職は倍率が高く、簡単には転職できません。自力で転職先を探そうとしても、1件1件求人を見極めるには相当の労力を使います。またエントリー書類(履歴書・職務経歴書)の作成や面談対策、転職条件の交渉まで自ら行う必要があります。

しかし転職サイトに登録すれば、カウンセリング実施後にキャリアアドバイザーから転職条件に見合う求人を無料で紹介してもらえます。さらに履歴書や職務経歴書の添削、面談対策、転職条件の交渉まであなたの代わりに行ってくれます。

ただし、「多くの求人を紹介してくれる転職サイト」「カウンセリングに力を入れている転職サイト」「女性の転職支援に力を入れている転職サイト」など、選ぶ転職サイトによって特徴や強みに違いがあります。これらのことを理解した上で転職サイトを活用しなければいけません。

そこで以下のページで転職サイトの特徴を解説しています。それぞれの転職サイトの特徴や強みの違いを理解して活用すれば、事務転職の失敗を防ぐことができます。