どの企業に転職するとしても、転職したい企業の仕事内容は気になるものです。

まず総務へ転職する場合は、企業の経営方針や経営規模によって担当する仕事内容が違うことを認識しなければいけません。総務の仕事内容をあまり理解せずに転職活動に取り組んでしまうと、高い確率で採用選考に落ちてしまうからです。

また、たとえ総務へ転職したとしても仕事のやりがいを感じなければ、モチベーションを維持させることが難しくなります。そのため、総務事務のやりがいはどのようなものか事前に知っておくとよいです。

そこでここでは、総務事務の仕事内容とともに総務事務を通じて実感するやりがいについて順に解説していきます。

総務の具体的な仕事内容を知る

総務へ転職することを検討する場合、必ず応募先企業の求人票に記載されている仕事内容を確認するようにしましょう。たとえ総務事務の経験者であっても転職先の企業によっては、これまで経験したことがない総務事務を担当することもあるからです。

応募先企業の仕事内容を深く理解することで、総務に転職したい理由(志望動機)を明確にすることができます。そのため、中途採用における書類選考(履歴書、職務経歴書の作成)や面接を進める上で総務の具体的な仕事内容を理解することは不可欠です。

そこで、以下に総務の仕事内容を一覧にまとめてみましたので、参考にしてください。

株主総会運営事務 社内規程管理
ファシリティマネジメント 書類の整理、保管
来客対応 電話対応
消耗品、備品管理 会議準備、イベント企画・運営
オフィス管理

(空調関連、清掃、警備)

大企業であれば担当する業務が細分化されている分、専門的な知識が必要となります。例えば、株主総会運営事務やファシリティマネジメント(企業活動における経営資源を戦略的に企画・管理・活用する経営管理活動)については、高度な専門知識や経験を求める企業もあります。

一方で、中小企業・ベンチャー企業の総務事務は従業員数が少ない分、大企業ほど部門は細分化されていません。そのため、一人で担当する業務の幅が広く、幅広い知識が求められるという特徴があります。

応募する企業の総務でどのような仕事を担うかは、求人票に記載されている仕事内容をよく確認するようにしましょう。以下、具体的に総務の仕事内容について解説します。

・株主総会運営事務

日本の多くの企業が3月期決算を採用しており、多くの企業が6月中に株主総会を開催することになります。

総務は株主総会運営の事務局として、株主総会に開催に関わる一連の手続きや総会当日に配布する資料作成の役割を担います。もちろんですが、企業の規模が大きく、株主の人数が多い企業ほど業務量の負担が大きくなります。

具体的な業務内容は、株主に対して通知する株主総会の招集通知や企業の売上明細表、関連会社の業績を表す計算関係書類、総会進行のシナリオ、株主の質問内容を想定した想定問答集の作成、株主総会終了後の議事録作成など株主総会の一連の手続きに関わる業務を総務で担うことになります。

例えば、下記の求人票は大阪に本社がある大手メーカー企業の総務事務の求人募集になります。

株主総会運営事務を担当するポジションへの転職では、株主総会運営事務に関わった経験のある人材を求める企業が多いです。

株主総会当日のミスは許されないため、確実かつ慎重な手続きが求められます。そのため、会社法の専門的な知識や事務スキルが必要となります。

さらに株主総会の担当者は、株主総会における議長(代表取締役)の説明に合わせて展開するプレゼンテーション資料の作成や総会当日のPowerPointの操作を担うことになります。

・社内規程管理

総務では、各部署が事業活動を円滑に進められるように企業独自の仕事手順やルールを定めた社内規程を管理しています。

法律の改正や事業内容の変更が生じた場合は、社内規程の見直しを行うことになります。変更内容によっては新たな社内規程を制定したり、不要となる規程は廃止を検討したりします。

例えば、下記の求人票は東京に本社がある大手企業の総務の求人募集になります。

社内規程は企業によって定める内容は違いますが、代表的な例として以下のような規程があります。

  • 株式取扱規程=株式の買取方法、手数料、届出や請求に関わる手続きについて定めた規定
  • 賃金・給料規程=従業員の賃金支払いの具体的な内容について定めた規程
  • 組織規程=企業組織の役割や役職について定めた規程

上記の社内規程は代表例の一部ですが、ほかにも独自の社内規程を定めている企業もあります。

・ファシリティマネジメント

ファシリティマネジメントは、企業運営に関わる全ての設備投資の効率性や有効性を重視した設備管理方法のことを指します。

新築のオフィスや支店を開設するにあたって、施設の階数、空調設備、駐車場の有無、出入口の位置、障害者用エレベーターの位置など施設のあらゆる設備資源を最大限に有効活用する方法や運用する方法を検討します。

例えば、下記の求人票は東京に本社がある大手企業の総務の求人募集になります。

上記の求人票からも分かりますが、ファシリティマネジメント業務は専門性が高く、ある程度の経験年数を求める企業があります。

また、ファリシリティマネジメント業務の特徴は施設でサービスを受ける利用者(お客さん)だけでなく、施設で働く従業員の仕事環境にまで配慮することにあります。

例えば、下記の図は私が大手企業の総務に勤めていたときに取り組んだファシリティマネジメント業務の例になります。

上記の例はファシリティマネジメントの一部でしかありませんが、社内の従業員含め施設利用者が快適に利用できるように設備環境を整えることが、ファシリティマネジメントの使命となります。

・書類の整理、保管

事務職の中でも、総務は特に書類の取扱いに注意が必要な部署です。一般的な契約手続きなどの書類も扱いますが、経営幹部に最も近い距離で仕事をこなすため、機密情報を扱う文書や従業員の個人情報が記載された重要な書類を扱う機会が多いです。

例えば、私が過去に大手企業の総務部で働いていたときは、社長や副社長の住所、給料明細などを扱っていました。このほか、プレスリリース(報道機関向けの情報提供)前の情報など機密度の高い書類を扱う機会が非常に多くありました。

そこで、書類の分類ごとにファイルの色や背表紙の表記を変えたり、インデックスを付けたりすることで書類の在りかを分かりやすくするように工夫しましょう。

そうすることで書類の在りかを明確にすることができ、書類の紛失のリスクを抑えることができます。上司から突然「過去の資料が見たい」と言われたときに、すぐに出せるようにまとめておくことが望ましいです。

・来客対応

総務で出迎えするほとんどのお客さんが社長、副社長、あるいは総務部長など社内の経営幹部に用があるお客さんであったり、仕事で関わる取引先の業者だったりします。

総務は「企業の顔」と認識している社会人の方が多いため、特に重役に用があって来るお客さんは出迎える総務の従業員の対応をよく見ています。

初めて会ったときに気持ちよくあいさつをして出迎えすることはもちろんのこと、お客さんの名前、打合せの時間(約束の時間)を聞き、待合室までスムーズに案内する必要があります。

秘書がいる場合は、お客さんから聞いた内容を引継ぎします。もし秘書がいない場合は直接、社長や副社長に約束があるか確認し、お客さんを社長や副社長の部屋まで案内することが総務の従業員の役目となります。

・電話対応

基本的に外部からの問い合わせは、社内の各専門部署(営業部、開発部など)で対応することになります。しかしクレームも含めて、専門部署で対応できない内容の電話は総務で対応することになります。

例えば「従業員の対応が悪い」といった従業員に対するクレームがあれば、「建物内でチラシを置きたい」など建物管理に関わるような問い合わせもあります。

場合によっては「どこの部署に問い合わせれば良いか分からない」といった内容の問い合わせまで総務で対応することもあります。そのような場合は相手の話をよく確認することで、どの部署で対応すべき内容であるかを把握することができます。

対応すべき部署が分かればスムーズに電話の引継ぎもできるため、それぞれの専門部署でどのような仕事が行われているのか勉強し、各部署の事業内容や役割を把握することが重要です。

・消耗品、備品管理

消耗品や備品は企業によって管理方法が違うこともありますが、多くの企業では総務が管理することになります。私が勤めていた大手企業では消耗品は各部署単位で管理していましたが、備品については総務で管理していました。

例えば、下記の求人票は京都に本社がある大手企業の総務の求人募集になります。

上記の求人募集をかけている企業では、消耗品、備品の管理は総務が担当することが分かります。

主な業務は、事務用品として使用するペン、付箋(ふせん)、クリップなどのオフィス用品やコピー機の用紙、トナー、蛍光灯などの消耗品の在庫状況の確認や発注したり、PC(パソコン)、イス、机、キャビネットなどの備品を発注したりします。

また、備品に破損箇所が見つかれば、修繕の手続きを行うこともあります。

消耗品や備品のほとんどは、社内従業員が円滑に仕事を進める上で必要不可欠なモノであるため、消耗品や備品の管理は企業運営に欠かせない重要な役割を担っているといえます。

・会議準備、イベント企画・運営

総務では社長、副社長、管理職などの経営幹部が出席する会議の準備やイベント設営、運営に関わる機会が多いです。場所は社内だけにとどまらず、企画の内容によっては社外の施設を借りてイベントの準備を行うこともあります。

実際には、総務の従業員は会議の設営や準備を行いつつ、社長や総務部長が説明する資料を作成することになります。また、社外イベントの際は経営幹部が会場へスムーズに移動できるように社用車の手配を行ったりすることも総務の役目となります。

・オフィス管理(設備関連、清掃、警備)

オフィスの環境を整備することも総務事務の一部になります。例えば、空調設備で故障や不備がある場合は、総務の従業員が早急に原因を確認し、施工業者へ修理依頼することになります。

例えば、下記の求人票は群馬県に本社がある大手企業の総務の求人募集になります。

上記の求人募集のように規模が大きい会社(大企業)であれば、オフィス管理(設備関連、清掃、警備)について専門業者に委託するケースが多いです。そのため、総務の担当者は常日頃から委託先業者の担当者との情報共有や緊急時の打ち合わせが欠かせません。

例えば、私が在籍していた大手企業の総務では、オフィス内で体調を崩したお客さんや従業員がいた場合は必ず総務に連絡が入るようになっていました。場合によっては警備室に連絡し、救急車の受け入れ体制を整えるようにお願いすることもありました。

従業員の管理に関わる人事・労務を兼ねた総務の仕事内容

このほか、企業の中には人事関係の業務を分業とせず、総務で一括に担う企業もあります。人事や労務管理の業務では従業員の個人情報を頻繁に取り扱うため、守秘義務を徹底しなければいけません。

・人事業務

人事に関わる業務は、従業員の採用から退職までに関わる一連の手続きを行います。

具体的には新卒採用や中途採用の手続き、退職手続き、人事異動、教育研修の実施や講師の選定、人事評価による昇給や昇任制度を管理する業務があります。

特に人事異動や昇給、昇任については従業員自身のキャリア形成に直接関わるため、従業員から非常に注目されます。毎年同じような人事評価制度を実施していては従業員のモチベーションアップに繋がらないこともあります。

そのため、ときには従業員から現行の人事評価について意見がくることもあります。そのようなときは人事評価制度の見直しを図るようにしましょう。

企業の業績によっては年間の昇給額引き上げや人事評価の対象となる項目内容の変更を検討するなど、従業員のモチベーションアップの仕組みづくりを実現することができないか検証してみるのも人事業務が果たす大きな役割といえます。

・労務管理

労務管理の担当者は、社内従業員の労働環境や労働条件に直接関わる業務を行います。

具体的には、従業員が企業と結ぶ労働契約の管理、就業規則の管理、従業員の給与計算、勤怠管理、社会保険手続き、福利厚生事務、健康診断の実施など業務内容は多岐にわたります。

例えば、下記の求人票は埼玉県に本社がある東証1部上場企業の総務人事の求人募集になります。

このように、企業によっては総務業務をこなしながらも労務関係の業務を兼務する企業も存在します。

労務管理の目的は企業で働く従業員が安心して働くことができる環境を整えることにあります。従業員の権利に直接関わることで神経を使う場面も多いですが、確実に仕事をこなすことで従業員の信頼の獲得に繋がり、さらには企業の信用を高めることにも大きく貢献するといえます。

経理・総務をこなすためには簿記の知識が必要

求人票でよく見かけますが、企業の中には総務事務と経理事務を兼任する企業もあります。

経理事務の役割は、大きく分けると2つあります。

  1. 企業の年間の財政状況(黒字か、赤字か、借金の状況など)を明らかにすることで社会的信用性を獲得する
  2. 社長や経営陣がその後の事業の方向性を決める重要な判断材料となる情報を提供する

具体的な仕事内容は、仕入や売上に関わる仕入金管理や売上金管理、現金・預金の管理、企業の財政状況を示す月次計算・年次計算、貸借対照表、損益計算書の作成などがあります。

例えば、下記の求人票は千葉県に本社がある中小企業の経理総務の求人募集になります。

このような経理事務に携わる担当者には専門的な会計知識が求められるため、簿記の資格を取得する方が多くいます。

また、企業経営に深く関わる業務でもあるため、経理事務の専門的なスキルを身に付け、将来的には企業経営幹部へ昇進するケースもあります。

企業法務を兼務する総務の仕事内容

企業法務の担当者は、株主や取引業者、サービス利用者などの対外的な利害関係者とトラブルが生じたときに、社内の法的対応方法について調整役を担うことになります。

取り扱う企業法務には、M&A、独占禁止法、民法、会社法、労働法、商法など専門的な法律知識を必要とするものが多いです。

例えば、下記の求人票は東京に本社がある東証一部上場企業の法務・総務の求人募集になります。

上記の求人募集をかける企業では、法務の担当者は官公庁手続、リーガルチェック(契約書の法的妥当性のチェック)、商標管理、企業のコンプライアンス管理(企業の法令遵守管理)などを行いつつ、ファシリティ関連などの総務業務を兼務することになります。

実際には、大企業や中堅企業でも顧問弁護士を雇ったり、外部の専門家に相談しながら売買契約や業務委託契約などの契約書の作成、修正などを行うことになります。

企業PRを担う広報・総務の仕事内容

総務が広報業務を兼務する企業はあまり多くありません。しかし、従業員数が少なかったり、広報が未熟で担当するセクションがなかったりする場合に総務が広報業務を兼務するケースがあります。

例えば、下記の求人票は東京で大学・専門学校を運営している学校法人の総務・広報の求人募集になります。

上記の学校法人に転職した場合は、新入生を対象として学校の魅力を感じてもらえるような広報業務やPR実施企画などを担当することになります。

そのほか、企業によっては関連業界などの社外情報を社内周知したり、プレスリリース(報道機関向けの情報提供)、取材対応、広報誌やホームページの作成・改訂作業を行ったりします。

また、ツイッターなどのSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)を活用した情報発信も広報業務の一部になります。

中小企業の中には、インターネットやSNSを活用せず広報業務が未熟な企業も存在します。そのような企業で経営理念や企業活動の内容を従業員や消費者に周知し、企業の認知度を高めることも広報業務の大きな役割といえます。

外資系企業の総務は英語力が必要

外資系企業の総務へ転職を考えている方であれば、実務で英語力が必要かどうか気になるでしょう。結論から述べると、ほとんどの外資系企業で英語スキルが求められることになります。

外資系企業の総務では、どのような場面で英語を活用して業務をこなすのかは企業によって異なります。また、求められる英語力のレベルも企業によって違うため、求人票の内容をよく確認する必要があります。

例えば、下記の求人票は福岡県に本社がある大手外資系企業の人事総務の求人募集になります。

上記の求人票では、「TOEICスコア650点以上の英語力」の応募者をターゲットにして求人募集をかけています。つまり上記の求人募集をかける企業では、TOEICスコアが650点以上の英語力がないと業務に支障が出ると考えています。

このようにTOEICスコアを1つの採用基準として、求人募集の応募資格に掲載する外資系企業は非常に多いです。また、企業によっては「ビジネスレベルの英会話が可能な方」のような表現で求人募集をかける企業もあります。

外資系企業の総務へ転職を考えている方は、総務事務の実務経験のほかに英語力を求める企業が多いという事実を押さえておきましょう。

総務の仕事内容を通じて実感するやりがい

実際に総務の仕事を経験することで実感するやりがいはどのようなものであるか気になる方は多いです。総務に転職したものの、担当する仕事にやりがいを感じなければモチベーションを保ち続けることは難しいです。

総務は営業職のように利益を追求する部署ではないため、仕事の成果が見えにくい仕事といえます。そのため、どのようなことにやりがいを感じているか疑問に思う方が多いのです。

そこで以下では、実際に私がこれまで総務事務を経験してきた中で実感したやりがいについて述べます。

・さまざまな部署の従業員と信頼関係を築くことができる

これまでも説明してきたとおり、総務は企業組織全体に関わる業務を担うため、組織内で最も多くの部署と接点を持ちます。一方で、企業で働く従業員は総務の具体的な仕事内容を把握していなくても、「総務は組織全体に関わる仕事をしている」という認識を持っています。

そのため、実際に職場で解決しないことがあれば「総務に聞けば解決するかもしれない」と頼りにしてくる従業員が非常に多いです。

例えば、「複合機の調子が悪いが、どうすればよいか?」「社長決裁の稟議書が見当たらないが、総務で稟議書の在りかを把握していないか?」「従業員の情報共有サイトが使いにくい」など、いろいろな部署から問い合わせがあります。

このとき、細かい内容であったとしても後回しにせず、素早く対応することで従業員から感謝され、信頼関係を築き上げることができます。

また、逆に総務から各部署へ調査依頼や書類作成など仕事の協力をお願いする場面もあります。そのようなときに、相談に乗った従業員が積極的に協力してくれてスムーズに仕事が進むこともあります。

さまざまな部署の従業員と協力関係を築き上げながら仕事を進めることができる点が、総務事務のやりがいの1つといえます。

・経営層の仕事を間近で体感することができる。

総務は、経営層が出席する定例的な会議や打ち合わせなどの準備局として機能を持ちます。私自身も経営層しか出席しない会議を準備し、同席した経験が何度もあります。

例えばそのような会議では、売上を上げるための戦略やこれからの経営ビジョンなどが話し合われます。また、部署を超えた連携が取れるかどうかなど社内の連携業務や事業計画実施後の結果について議論されます。

会議の内容は機密事項が多いので守秘義務を徹底しなければいけませんが、社長や部長などの管理職がどのようなビジョンを持って仕事に取り組んでいるのかを間近で話を聞くことができます。

また、総務は上記のような会議の準備局の立場であることから、経営層から「次回の会議資料をパワーポイントで映したいから準備を手伝ってほしい」といったように、可能な範囲で仕事をお願いされることもよくあります。

そのような任された仕事をきっちりこなすことで経営層からも感謝され、やりがいを感じることができます。

総務の仕事内容を理解してから転職を決意する

仕事内容を深く理解するには経験が必要となりますが、仕事内容を全く知らない状態で転職活動に取り組んでいては採用を勝ち取ることは厳しいです。

そのため、総務事務へ転職を考えているのであれば、まずはどのような仕事をするのか理解を深める努力が欠かせません。面接官は総務の仕事を理解して転職活動に取り組んでいるのかどうか会話から見抜くことができます。

また、総務が担当する仕事内容は企業の規模や経営方針によって大きく変わることも認識しておくようにしましょう。たとえ総務事務の経験者であっても違う会社の総務へ転職することで、それまで経験したことがない業務を担当する可能性もあります。

そこで、転職サイトに登録することで多くの求人票に目を通し、気になる企業の総務でどのような仕事内容を担当するのか求人票の内容をしっかりと確認してください。

そして、数ある企業の求人募集の中からこれまでの実務経験を最大限に活かせる企業を選ぶようにしましょう。

事務転職で失敗しない転職サイトの活用法とは

事務転職を考えるとき、多くの人が転職サイトを活用します。ただ事務職は倍率が高く、簡単には転職できません。自力で転職先を探そうとしても、1件1件求人を見極めるには相当の労力を使います。またエントリー書類(履歴書・職務経歴書)の作成や面談対策、転職条件の交渉まで自ら行う必要があります。

しかし転職サイトに登録すれば、カウンセリング実施後にキャリアアドバイザーから転職条件に見合う求人を無料で紹介してもらえます。さらに履歴書や職務経歴書の添削、面談対策、転職条件の交渉まであなたの代わりに行ってくれます。

ただし、「多くの求人を紹介してくれる転職サイト」「カウンセリングに力を入れている転職サイト」「女性の転職支援に力を入れている転職サイト」など、選ぶ転職サイトによって特徴や強みに違いがあります。これらのことを理解した上で転職サイトを活用しなければいけません。

そこで以下のページで転職サイトの特徴を解説しています。それぞれの転職サイトの特徴や強みの違いを理解して活用すれば、事務転職の失敗を防ぐことができます。