転職活動を行うとき、求人情報を出している企業に必ず提出する書類に履歴書があります。採用する企業側にとって、履歴書は応募者の経歴や志望動機を知るための重要な書類となります。

しかし、履歴書の正しい書き方ができていない転職希望者が意外にも多いです。社会人としてのマナーができていない履歴書は、中身をチェックされる前に選考から落とされてしまいます。

また、履歴書に記入する志望動機の内容は非常に重要な部分であり、採用する企業側が「あなたを採用するメリット」を感じられるものでなければいけません。

総務職は、一般事務職と同じく人気のある職種となっており、1つの募集に対して非常に多くの応募があります。そのため、総務職の採用を行う企業の採用担当者は、履歴書に記入されている限られた情報の中から「面接で実際に会って話を聞いてみたい」と思う人材を選ぶことになります。

ここでは、総務職へ転職を考えている方が履歴書を作成するときに、「どのようなことに注意しなければいけないのか」「どのようにして志望動機を作成すればよいのか」について、実際に履歴書の事例を用いながら解説していきます。

総務職へ転職するための基本的な履歴書の作成方法

履歴書は、最善を尽くして丁寧に仕上げることが重要です。送られてきた履歴書に修正液が使われていたり、至るところに誤字脱字があったりすると、採用担当者は「熱意が感じられない」と感じてしまいます。

このことから、履歴書は初めて会う人同士のあいさつと同じで、第一印象が決まる重要な書類といえます。

また、履歴書に記入する項目の中で最も重要な部分が志望動機です。志望動機は、「これまでの業務経験やスキルを活かして、どのように貢献できるのか」を具体的に示し、応募する企業が求める人物像に見合うように作成しなければいけません。

たとえ総務職であったとしても、応募する企業によって求める人物像が異なります。どの企業にも通用する志望動機はないため、志望動機の内容はそれぞれ応募する企業ごとに変えなければいけません。

なお、書類選考通過後の面接でも志望動機については必ず聞かれることになります。そこで、履歴書作成の時点で志望動機を深く掘り下げて考えておくことで、書類選考通過後の面接の対策にもなります。

以上の内容をしっかりとおさえた上で履歴書を作成しますが、実際に書く履歴書の記入例は以下のようになります。

履歴書は、文字の書き方、写真、記入する内容について慎重に検討してから作成します。以下では、総務職へ転職するための正しい履歴書の作成方法について順に解説していきます。

社会人としてマナーのある履歴書を作成するために必要な5つの基礎知識

現在では、インターネットを使える環境があれば、履歴書の書式をダウンロードして、PC(パソコン)で入力することで履歴書を作成することができます。手書きの指定がなければ、パソコンで作成した履歴書を提出しても問題ありませんが、採用担当者は送られてきた履歴書からある程度応募者の人柄を読み取ろうとします。

採用する企業の考え方にもよりますが、便利な時代だからこそ、丁寧に手書きで作成された履歴書の方がパソコンで作成された履歴書よりも本気度や熱意を感じるはずです。

そのため、手間や時間をかけてでも、丁寧な手書きの履歴書を作成するようにしましょう。以下では、丁寧な手書きの履歴書を作成するために必要となる5つの基礎知識について解説します。

①油性のボールペンを使用し、丁寧に書く

鉛筆やシャープペンシルのように、消しゴムなどで消えてしまう筆記用具で履歴書を書くことはマナー違反になります。耐水性がある「油性の黒のボールペン」で記入するようにしましょう。

また、文字がしっかりと見えるようにするため、0.7mmの太さのボールペンを使用するのが望ましいです。

フリクションボールペン(消せるボールペン)を使うこともマナー違反になりますので、注意しましょう。

履歴書に書く字がきれいな字であることに越したことはありませんが、字が下手であっても時間をかけて丁寧に書く努力は重要です。何十人、何百人の履歴書を見てきた採用担当者は「丁寧に書かれた文字であるか、雑に書かれた文字であるか」は簡単に見抜くことができます。

マナーのある履歴書を作成するために、下手な字であっても時間をかけて丁寧に書くことを心掛けるようにしましょう。

②修正液などを使用しない

もし、履歴書作成中に誤字・脱字があることに気付いたときは、必ず新しい履歴書を用意して最初から書き直すようにしてください。

「修正液を使って訂正する」「二重線と訂正印で修正する」といったような誤った認識を持っている方がいます。履歴書を作成する上では、誤った認識になりますので考え方を改めるようにしましょう。

③履歴書の用紙サイズ

市販で手に入る履歴書のサイズは、A4またはB5が一般的です。転職活動の際に応募する企業から指定がなければ、どちらのサイズを使用しても問題はありません。その場合は、自身にとって書きやすいサイズを選ぶようにしましょう。

ただし、応募する企業からサイズの指定がある場合は、指定されたサイズで履歴書を作成してください。

【A4サイズ】

B5サイズと比較すると記入するスペースが多いため、職歴や志望動機について記入する内容が多くなる場合は、A4サイズを使用するようにしましょう。

【B5サイズ】

A4サイズに比べてコンパクトなサイズになります。職歴や志望動機をコンパクトにまとめられる場合は、B5サイズを使用しましょう。

履歴書のサイズは採用選考に影響しませんが、応募する企業に伝えたい内容が分かりやすくまとめられて書かれていることが重要です。

④履歴書の送付方法

作成した履歴書は折り曲がらないように工夫して、応募先へ送付することが大切です。郵送代は少し高くつきますが、A4サイズの履歴書でもきれいに収まる角2封筒(角型2号)で郵送するようにしましょう。

送付の際は、雨などで濡れても大丈夫なように透明のクリアファイルに挟むなど工夫をして、きれいな状態で履歴書が相手に届くようにしましょう。

また、送付先の宛名の後に付ける敬称(「御中」「様」)の使い分けについても注意が必要です。会社や部署宛てに送付する場合は「御中」を使用し、担当者名が判明している場合は「様」を使用します。

履歴書を入れる封筒に送付先を記入するときは、以下の図を参考にしてください。

なお、家にある大きめの茶封筒を使用して送付しても問題はありません。できるだけシワのないきれいな封筒で送付するようにしましょう。

その場合は、住所や宛名を記載する面の左下に赤字の油性ペンで「応募書類在中」の文字を、たて書きで大きく目立つように書くことを忘れないようにしてください。

⑤書き間違いや記入漏れがないか念入りに確認する

履歴書を書き終えたら、必ず履歴書を見直すようにしましょう。採用面接官は履歴書の細部まで目を通すため、誤字や脱字は非常に目立ちます。悪い印象を与えないためにも、書き間違い、記入漏れ、空欄がないか念入りに確認するようにしてください。

基本情報欄の書き方の注意点

履歴書に必ず記入する項目として基本情報欄があります。応募者の氏名、住所などの個人情報を応募先の企業に情報提供することになります。

以下の履歴書の図は基本情報の部分を拡大したものになります。

まずは、基本情報の記入方法について解説します。

  • 日付

履歴書を作成した日付を記入してはいけません。履歴書を郵送する場合は「履歴書を投函(とうかん)する日付」を記入します。面接などで採用担当者へ手渡しする場合は「持参する日付」を記入するようにしましょう。

  • 氏名・生年月日

氏名は姓と名の間を空けて、できるだけ大きくはっきりと書くようにしましょう。

生年月日の年号表記は和暦(昭和、平成など)、西暦(20□□年)のどちらを使って記入しても問題ありませんが、履歴書上の年号の表記は統一するようにしましょう。また、職務履歴書を付け加えて提出する場合は、職務履歴書の表記も統一するようにしてください。

  • 住所・電話番号

住所は、都道府県を省略せず、正式な住所をすべて記入するようにしましょう。例えば、「港区六本木1丁目1番1号」ではなく、「東京都港区六本木1丁目1番1号」と記入してください。また、マンションやアパートに住んでいる方は建物の名前、部屋番号も漏れなく記入してください。

電話番号は、対応しやすい電話番号を記入するようにしましょう。固定電話と携帯電話の両方を持っていて、電話番号の欄が1つしかない場合は、常に身に付けている携帯電話の番号を記入しておくとよいです。

なお、氏名、住所の「ふりがな」は、履歴書のフォーマットに合わせるようにしましょう。「ひらがな表記」「カタカナ表記」のどちらであるかを確認しましょう。

  • 写真

写真は第一印象に大きく影響します。社会人として清潔感が感じられるような写真を添付することが大切です。履歴書にスピード写真を貼る応募者がいますが、スピード写真は使用しないようにしましょう。

費用と時間はかかりますが、写真館でプロのカメラマンに撮影してもらうとよいです。確実に印象の良い写真を仕上げてもらうことができます。

履歴書用の写真の大きさは「縦4cm×横3cm」が一般的です。スピード写真で撮影すると、枠内に収まるようにハサミできれいに切る必要がありますが、写真館で撮影した場合は履歴書用のサイズに合わせて用意してくれます。

なお、写真は履歴書を提出する日から「3か月以内に撮影したもの」を用意しましょう。最後にのり付けする前に、写真の裏側に氏名を記入します。万が一、はがれてしまったときに誰の写真か一目で分かります。

学歴・職歴、免許・資格の書き方の注意点

続いて、学生時代の「学歴」、これまでの職務経験歴を表す「職歴」、現時点で保有している「免許・資格」について記入する欄があります。この部分についても、基本的な書き方のマナーがあるため、正しい知識を備えた上で、履歴書を記入しなければいけません。

  • 学歴・職歴

それでは、学歴・職歴の書き方から解説します。以下の履歴書の図は、学歴・職歴の部分を拡大したものになります。

まず、学歴については、1行目に「学歴」と中央に記入し、2行目から内容を記入します。義務教育期間の記入は不要となります。高校卒業年月、卒業した高校名から記入するようにしましょう。その後、短期大学、大学、大学院を卒業している場合は、入学・卒業の年月、大学名、学部を明確に記入してください。ここでも、高校名と大学名は省略せずに正式な名称で記入するようにしましょう。

次に職歴について記入します。行の中央に「職歴」と記入し、次の行から職歴内容を記入するようにしてください。すべての職歴を記入し、入社年次と退職年次を併記します。

また、在職している(在籍していた)会社名は「〇〇〇〇株式会社」のように正式名称を記入するようにしてください。

職歴の詳細については別途、職務履歴書を作成して履歴書と一緒に提出するケースが多いため、履歴書に詳細を記入する必要はありません。

退職理由を記入する場合は「一身上の都合により、〇〇〇〇株式会社 退社」と記入するようにしましょう。最後に「現在に至る」と記入し、次の行の右端に「以上」と記入するのが一般的な履歴書の記入方法となります。

  • 免許・資格

続いて、免許・資格の書き方について解説します。以下の履歴書の図は、免許・資格の部分を拡大したものになります。

免許・資格欄では、実務に活かせる資格を取得していれば、その資格を記入するのが基本になります。実務に関係のない資格を記入したからといってマイナスになることはありませんが、「なぜ、その資格を取得したのか?」と質問されたときに答えられるようにしておきましょう。

もし、勉強中の免許・資格があれば、上記の履歴書例のように「ビジネスキャリア検定 総務2級 取得予定」と欄に記入するとともに、資格取得予定年月を記入するようにしましょう。

また、企業から資格取得済みの証明書を提出するように求められる場合があります。その場合は証明書の写しなどを提出することがあります。資格証明書は大切に保管し、いつでも提出できるようにしておきましょう。

特に記入する免許・資格がない場合は、「特になし」と記入してください。

参考までですが、総務職への転職では必ずしも資格取得が転職に有利になるとは限りません。私は特に資格は取得していませんでしたが、大手企業の総務職で問題なく業務をこなせていました。

戦略的な志望動機や本人希望欄の書き方

ここまで説明してきた項目のほかに「志望の動機・特技・好きな学科・自己PRなど」「通勤時間・最寄り駅」「扶養家族(配偶者を除く)・配偶者の有無・配偶者の扶養義務」「本人希望記入欄」があります。

履歴書の書式によって多少項目が変わりますが、この中でも「志望動機」と「本人希望欄」の書き方は工夫が必要です。

特に、志望動機については時間がかかっても念入りに応募企業を調べ上げた上で作成しなければいけません。求人募集をかける企業の採用担当者は、応募者の本気度を志望動機の内容から判断します。

実際に、私も履歴書を書く時に1番時間をかけたのは志望動機を作り上げる時間でした。転職を実現したい場合は、時間がかかるし面倒くさいと思わず、まずは書類選考通過のために時間をかけて志望動機を作成するようにしましょう。

以下、上記の内容を踏まえた履歴書の記入例になります。

上記の履歴書の書式に沿って、順番に解説します。

  • 志望の動機・特技・好きな学科・自己PRなど

志望動機を記入する欄が履歴書の中で最も重要な項目となります。上記の履歴書の書式では、志望動機以外にも「特技・好きな学科・自己PR」を記入してもよい書式となっていますが、ここでは「志望動機と自己PR」のみを記入するようにしましょう。

中途採用を行う採用担当者は「なぜ、うちの会社に応募したのか?」「なぜ、総務職で働きたいのか?」「うちの会社の総務職でどのような貢献ができるのか」を知りたいと思っているからです。

しかし、履歴書の書式によっては志望動機を記入する欄が狭い書式もあったりします。志望動機欄が狭いからといって、字を小さくしたり詰め過ぎたりすると、読みづらい印象を与えてしまいます。伝えたい内容が多くなる場合は、志望動機欄がなるべく大きい書式を選んだ方がよいです。

また、志望動機を作成する際は「アピールポイントを1つに絞る」ことを意識するようにしましょう。そうすることで、限られた志望動機欄であっても、まとまりのある志望動機を作成することができます。

そして、応募する企業の総務職でどのようなスキルが求められているのかを研究し、どのような貢献ができるのかを志望動機に落とし込むようにしましょう。

上記に示した履歴書にある志望動機・自己PRの例文は以下のようになります。

提案力を活かせる総務職で働きたいと思い、志望しました。

現職の法人営業では、取引先の企業ごとに「どのような提案がベストなのか」を常に検証しながら解決策を提案してきました。

総務職は、目の前の相手だけでなく、さらに広い視点で組織の業務改善に取り組んでいることを知り、以前から興味を持っていました。

従業員のアイデアを積極的に採用している貴社であれば、私がこれまでの業務で培った提案力を最大限に活かせると思っています。

ここでは、総務職の未経験者を想定して、法人営業から総務職への転職を希望する場合の志望動機・自己PRの例文にしています。このようにアピールポイントを「提案力」のみに絞り、「それを活かせる貴社の総務職で働きたい」とまとめ上げることで、採用担当者にも伝わりやすい内容となります。

  • 通勤時間・最寄り駅

現在住んでいる住所から応募先企業までの片道にかかる所要時間を記入します。徒歩、自転車、自動車、バス・電車などの公共交通機関を利用してかかる時間を合計して算出します。私の場合であれば、携帯アプリを使って合計時間を算出します。

また、最寄り駅については現在住んでいる住所から1番近い駅を書くのが一般的です。

例えば、あなたが電車を利用する場合は、最寄り駅を記入してください。その際に、最寄りの駅名だけではなく、履歴書例のように「東京メトロ日比谷線 六本木駅」といったように路線名まで書くようにしましょう。そうすることで、採用担当者は応募者がどのような経路で通勤するのかが一目で分かります。

  • 扶養家族数(配偶者を除く)・配偶者の有無・配偶者の扶養義務

扶養は、金銭的な面で生活を援助する家族のことを指します。扶養の対象の家族がいる場合、それを記載します。

  • 本人希望記入欄

本人希望欄の書き方は注意が必要です。必ず知らせなければいけない内容がある場合は別ですが、特に記入する内容がない場合は「貴社の規定に準じます」と記入しましょう。

給料、勤務時間などの労働条件を書くことができる欄になっていますが、自分が希望する条件をそのまま書くだけでは、採用する企業側に「自己中心的な人」というマイナスなイメージを与えてしまいかねません。

転職を成立させるためには、応募者と採用する企業側の「相互理解」が非常に重要です。もし、労働条件について交渉したい場合は、転職エージェントに事前に相談するようにしましょう。

中途採用の総務職に通用する志望動機・自己PR例

履歴書の正しい書き方も大切ですが、これまでも説明してきたとおり「志望動機・自己PR」が履歴書の中で最も重要な部分になります。

「バックオフィスとして、従業員をサポートしたい」「コミュニケーション能力を活かして貢献したい」など、どの企業の総務職にも当てはまるような志望動機・自己PRを書いていては、書類選考で通過することはありません。

そうではなく、「これまでの業務経験で培ったスキルを、応募する企業でどのように活かして貢献できるか」を考え、オリジナルの志望動機・自己PRを書くようにしましょう。

以下は、総務職経験者と未経験者を想定したそれぞれの志望動機・自己PRの例文になります。

なお、これまで経験してきた業務経験は人それぞれ違います。応募する企業によって求める人材も異なるため、志望動機・自己PRの内容もそのときによって内容を変える必要があります。そのため、以下の例文は参考程度にしてください。

未経験者が総務職へ転職する志望動機例文

総務職未経験者である場合は、「異なる職種の経験で培ってきたスキルを総務職でどのように活かすことができるのか」を述べることが重要です。

総務職未経験者の応募が可能な企業では、ポテンシャル(将来的な可能性)も含めて採用の判定が行われるため、「しっかり教育すれば活躍してくれそうだ」と採用担当者に感じてもらうことが重要です。

以下の志望動機は、営業事務から総務職へ転職を目指す方の志望動機・自己PRの例文になります。

私はこれまで不動産販売の営業事務を3年間担当してきました。営業職メンバーのインフォメーション役として、業界に関わる最新ニュースなどのお役立ち情報をまとめ上げ、営業職メンバー全員にいち早く届けてきました。

営業事務の経験を通して身に付けた「情報活用力」を活かすことで、これから情報を活用した企業組織の改革に取り組む貴社の組織活動を活性化させる一役になれるのではと思い、未経験ながら志望いたしました。

上記のような志望動機であれば、たとえ総務未経験者であっても、これまでの業務経験で培ったスキル(情報活用スキル)を総務職で活かせることをアピールできます。このように、採用する企業側がメリットを感じられる内容でなければいけません。

応募する企業がどのような人材を求めているのかは、その企業の求人情報やホームページをしっかりと確認するようにしましょう。

中小企業の総務職から大手企業の総務職へ転職する志望動機例文

すでに総務職として働いている方の中には、スキルアップを目指して転職する方がいます。中小企業の総務職から大手企業の総務職へ転職したいと考えている方は、「これまで幅広く対応してきた業務経験のスキルを活かして、さらに専門性を磨き上げたい」と考えていることでしょう。

求人募集を出す大手企業の中には、新しい考えや多彩な経験を持っている人材を確保したいと考えている企業もあります。

たとえ総務職経験者であったとしても、志望動機を作る際は「これまでの業務経験で培ったスキルを転職先でどのように活かせるのか」を考えることになります。

以下の志望動機は、中小企業の総務職から大手企業の総務職を目指す方の志望動機・自己PRの例文になります。

総務のスペシャリストとしてスキルを磨き上げたいと思い、志望いたしました。

現在勤めている中小企業では、株主総会、社内規程管理、人事関係など、総務に関わるあらゆる業務をこなしてきました。そんな中、大規模会社の株主総会に興味を持ち、いつか経験してみたいと思っていたところ、貴社の株主総会運営事務を中心としたポジションの募集を知りました。

将来的には、与えられたポジションの専門性を磨き上げ、企業活動の即戦力になりたいと考えています。

このように、たとえ総務職の経験者であったとしても、これまでの経験を活かして、どのようにステップアップしていきたいのかを述べることが重要となります。

大手から中小ベンチャーの総務職へ転職する志望動機例文

逆に、大手企業から中小企業やベンチャー企業へ転職する方もいますが、基本的に志望動機の作成方法は変わりません。「これまで磨き上げてきた専門的なスキルを中小企業(ベンチャー企業)に役立てて、新しい仕組みづくりに貢献したい」といった思いを転職先へ伝えることが重要です。

しかし、注意しなければいけない点があります。応募要件として大手企業や上場企業経験者を募集している企業ならまだしも、そうでない企業に応募した場合は「なぜ、大手企業に勤めているのに応募してきたのか?」と一目置かれることになります。

そのため、履歴書作成の段階からしっかり志望動機を作り上げ、書類選考通過後の面接で繰り返し質問されても答えられるようにしておきましょう。

以下の志望動機は、大手企業の総務職から中小企業の総務職を目指す方の志望動機・自己PRの例文になります。

これまで大手企業の総務職で5年間、ファシリティ・マネジメントを中心とした業務に携わってきました。

企業経営に関わるあらゆる店舗の経営効率化を図りつつ、利用者が快適に利用できる施設を目標として運営管理を行ってきた実績があります。

貴社がこれから取り組む予定の本社移転プロジェクトに非常に興味があり、これまでの実務経験が活かせるのではないかと思い、志望いたしました。

これまでの実務経験については、職務履歴書をご覧ください。

このように、これまでの実務経験が活かせることを率直に伝えるようにしましょう。なお、履歴書の志望動機欄は文字数に限りがあるので、実務の詳細については職務履歴書に記入するようにしましょう。

履歴書を送付するときは必ず送付状(添え状)を用意する

また、履歴書と職務履歴書を作成して応募先に書類を送付するときは、送付状(添え状)の作成をするようにしてください。

そのまま送付しても受け取りを拒否されるわけではありません。ただ、送付状が添えられている応募書類の方が受け取る相手側(採用担当者)に与える第一印象が良いのは、言うまでもありません。

実際に使用する送付状は、以下のようなイメージになります。

上記の送付状はあくまでもサンプルになります。応募する企業ごとに送付する場合、何度も作成するには時間がかかりますので、以下から書式をダウンロードして活用してみてください。

送付状(添え状)のダウンロードはこちらからどうぞ【Word形式】

好感が持てる履歴書を作り上げ、書類選考を通過する

ここまで実際の履歴書の図例を参考にしながら、履歴書の正しい書き方や志望動機・自己PR例について解説してきました。履歴書の作成には時間がかかりますが、1つ1つ丁寧に仕上げないといけません。特に、志望動機は応募する企業を深く研究した上で作り上げることが重要です。

まずは、それぞれの総務職の求人募集で企業がどういった人材スキルを求めているのかを見極めるようにしましょう。そして同時に、「自身がこれまでの業務経験で積み上げてきたスキル」「総務職で活かせるスキル」についても深く掘り下げておくようにしましょう。

書類選考段階では採用担当者は応募者の顔を知らない分、送られてくる履歴書の中身で判断するしかありません。さらには、履歴書はお互いのファーストインプレッション(第一印象)を決める重要な書類となります。

そのことをしっかりと認識し、ここで説明してきたことを参考にしながら社会人としてマナーのある履歴書を提出しましょう。

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