気になる企業に応募し、書類選考が通過すると次の選考として必ず面接が実施されます。

新卒社会人が受ける面接とは性質が異なり、中途採用である以上、経験者・未経験者に関わらず、これまでの業務経験をベースにして自己PRする必要があります。

また、志望動機や転職理由などのように、面接を実施する多くの企業で共通してよく聞かれる質問があります。このような質問について事前にしっかりと面接対策し、自己PRに繋げることで、総務の転職実現に向けて大いに役立つことになります。

そこでここでは、面接でよく聞かれる質問に対してどのように回答し、対応すればよいかについて解説していきます。

総務の面接でよく聞かれる質問と回答例

総務の面接対策を考えるときも、面接でよく聞かれる質問内容について事前に調べておくことは重要です。「なぜ、うちの会社へ転職したいのか?」「なぜ、総務へ転職したいのか?」といった志望動機や転職理由を問う質問は、どの企業へ転職する場合でも必ず聞かれることになります。

そのため、面接官から事前に想定していた質問をされたときは確実に回答できるようにしておかなければいけません。

そのような面接対策をすることは当たり前のように感じるかもしれません。しかし、仕事と同じく面接でも当たり前のことを確実にクリアできる社会人でなければ、転職を実現させることは難しいです。

また、どれだけ業績が優れている応募者であっても面接対策をしっかり行わなければ、「企業研究が足りない」「本気度を感じない」と判断され、面接を通過することができないのが現状です。

以下では、実際の面接で聞かれやすい質問内容を解説していきます。面接を受ける前の対策として参考にしてください。

自己紹介をお願いします(職歴について教えてください)

未経験者や経験者に関わらず、面接の始めに自己紹介から始まるケースが多いです。面接官によって多少言葉は違いますが、「まずは、自己紹介をお願いします」「自己紹介とこれまでの職歴を教えてください」といった質問を受けることになります。

ここで、あらかじめ回答する内容をまとめ上げていない応募者は、長々と自己紹介やこれまでの職歴について説明してしまいます。長い説明は、アピールポイントをあいまいにするので、避けなければいけません。

また、中途採用の面接では、これまでの実務経験やスキル、志望動機に関わる質問を中心に面接が進みます。そのため、始めに自己紹介や職歴について説明する段階では、細かい内容まで話す必要はありません。

自己紹介やこれまでの職歴を述べる際は、以下の3つのポイントを意識して回答するようにしましょう。

  • 経験してきた仕事内容
  • あなたの強み
  • 入社(転職)意欲

上記3つのポイントを取り入れて端的に回答し、まずは面接官に自身が「あなたがどのような人物か」を伝えるようにします。

例えば、自己紹介や職歴についての質問に対しては、下記のように回答します。

総務  花子と申します。本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。

大学卒業後、総合病院へ就職し、そこで5年間総務課の職員として勤務してまいりました。主に病院に勤務する職員の採用・退職手続き、給与管理、福利厚生事務を担当してきました。

地域に根差す基幹病院として、患者さんから感謝される病院運営には働く職員がいきいきと働ける環境づくりが重要だと考え、病院運営に関わる意見があった時は改善の余地があるかどうか真剣に検討してきました。

課題に直面したときは、より良い対応策を考えるため、周りの職員にいち早く情報共有するのが私の仕事のスタイルです。

従業員のワークライフバランス改革に取り組む貴社であれば、これまでの実務経験を活かすことができると考え、応募いたしました。どうぞ、よろしくお願いいたします。

上記のように、これまでの職務経歴は簡潔に述べて、どのような仕事に取り組んできたかを伝えるようにしましょう。それによって、面接官は応募者のこれまでの職務経歴をイメージすることができます。

また、仕事に取り組む姿勢や考え方、自身の強みとなるアピールポイントを盛り込むことも重要です。応募する企業が求めるスキルを研究し、それに見合うような内容を盛り込むことで、面接官が興味を示します。

上記の例の場合、「どのようにして情報共有を行ったのか?」と、あとで質問される可能性があります。質問された場合は、実務経験の内容や工夫した内容をそのまま述べるだけでよいです。

自己紹介や職歴は、面接の始めに聞かれる質問内容です。あなたの第一印象を左右する重要な部分でもあるため、事前準備の段階で回答する内容について練り上げておくようにしましょう。

志望動機、転職理由(退職理由)を教えてください

志望動機や転職理由は、総務の面接でも必ず聞かれる質問内容の1つです。採用面接官は、「なぜ、うちの会社に転職したいのか?」「なぜ、総務へ転職したいのか」といった疑問を持ち、本気で応募者はこの企業に転職したいのかを確認します。

採用した人材にすぐ辞められてしまうと、採用の過程で伴う経費や入社後の人材教育に要した費用、時間が無駄になり、企業にとって大きな痛手となるからです。

また、面接で述べる志望動機や転職理由は、事前に提出している履歴書や職務経歴書に記載した内容と整合性のある内容でなければいけません。もし、履歴書や職務経歴書に記載したものと食い違う内容を述べた場合は、その点について面接官から深く追求され、回答に困る応募者もいます。

そのため、面接を受ける前に履歴書や職務経歴書に記載した内容を必ず確認するようにしましょう。

例えば、志望動機や転職理由について質問された場合は、以下のように回答します。

これまで従業員300人規模の中小企業で株式関連事務をメインとして従事してきましたが、特に株主総会運営事務に興味がある私にとっては、より専門性を磨ける環境に身を置きたいと考え、御社を志望いたしました。

大手企業に比べ株主数は少ないものの、企業利益が前年より下回った年は、「今後の経営方針はどうなるのか?」「還元率を考え直してほしい」など、株主から厳しい意見をいただく場面を何度も経験してきました。

しかし、そのような経験を積み重ねることで、次第に株主の質問の意図を汲み取ることができるようになりました。そして、株主から質問を受けた時は「自身の知識で対応できる内容なのか」「上司に相談しなければいけない内容なのか」を瞬時に判断し、それぞれの株主に対して最善を尽くして対応を行ってきました。

これまでの株主対応の経験を活かすことで、自身のスキルアップを図りつつ、御社の株主総会運営における想定問答集の作成や株主対応の場面で貢献したいと考えています。

このように、これまでの実務経験や転職後にどのような貢献ができるのかを具体的に述べることで、他の応募者と差別化を図ることができます。

また、応募者の立場や状況によって志望動機や転職理由の内容は変わります。「総務から異業種へ転職したい人」「異業種から総務へ転職したい人」「違う会社の総務へ転職したい人」など、自身がどの状況に当てはまるのかをまずは認識するようにしましょう。

総務は企業の規模に関係なく、どのような企業にも必ず存在する部署です。どのような企業にも通じる志望動機や転職理由では、面接官を納得させることはできません。

そのため、応募する企業がどのような人材スキルを求めているのか、求人票の内容やホームぺ―ジを研究し、オリジナルの志望動機や退職理由を述べるようにしましょう。

最も実績を挙げた成功事例について教えてください

総務は企業運営を管理する立場とはいえ、面接官は応募者が組織の中でどのような役割を果たして、どのような実績を残してきた人材なのか気になります。そのため、面接でこのような質問は必ずあります。

ここで面接官は、応募者がこれまで残してきた実績や結果よりも、「どのようなことを考え、どのような工夫を実践してきたのか」を重視します。応募者が残してきた実績自体がどの企業でも通用するとは限らないからです。

例えば、株主総会運営の準備にしても、総会の準備方法、準備の順番、用意する資料の内容は企業によって全く違います。企業それぞれの準備方法や業務の取り組み方、考え方があるため、そこで生じる課題も企業によって違います。

そのため、たとえ環境が変わったとしても同じような姿勢で課題に向き合い、課題解決のために努力できることをアピールしなければいけません。

このようなことを踏まえ、仕事の実績や成功事例について質問を受けた場合は、下記のように回答します。

約600の客室を備えるリゾートホテルの総務経理部に携わりました。

レストラン、宴会場、ブライダル、スパ、バーなど数多くのアミューズメント機能を備えており、限られた従業員と協力しながら、それぞれの売上管理、請求書の発行、入金管理、月次・年次決算業務をこなしてきました。

特に休日になると、人気のあるレストランや宴会場では1日で100万円を超える金額を扱うため、手続きに神経を使う場面が多くありました。しかし、そのような中でも、特に利益率の向上を目標として経営管理する立場から支出を抑えることを意識して業務に取り組んできました。

各現場スタッフから調達の要望がある備品、消耗品、食材などは過去の実績と照らし合わせて余分な支出がないか徹底的にチェックを行ってきました。結果として、直近の3年間で担当してきたレストランや宴会場の利益率は前年を下回ったことがありません。

このように、自身が経験してきた仕事内容を具体的に示しながら、オリジナルの内容で自己PRすることが大切ですそうすることで、面接官は応募者がどのような仕事を経験してきて、どのような工夫をしてきたのかイメージすることができます。

このほか、例えば「予算経費前年比〇万円削減」などのように、成果として具体的な数字を入れることで、「どのようにしてそれを達成したのか?」と面接官に興味を持たせることができます。

ただし、ここでも自己紹介と同じくアピールポイントは詰め込み過ぎないようにすることが重要です。

そうならないためにも、これまでの業務経験を振り返り、工夫してきた点や実績を残した経験など細かい内容も含めて洗い出しながら、何をアピールポイントにするか考えるようにしましょう。

今後のキャリアプランを教えてください

これから転職を考えている方は、少なくとも今の会社で実現できないものを転職先で実現させたいと思っているはずです。「総務のプロフェッショナルとして活躍したい」「総務で企業組織の改革に携わりたい」など、キャリアプランの内容は人それぞれ違います。

しかし、応募企業から採用されるためには、面接官が納得するようなキャリアプランを示す必要があります。そのため、求人広告を含めた企業研究が非常に重要となります。

全く筋違いなキャリアプランを述べてしまうのは論外ですが、面接官が共感するキャリアプランを述べることができれば転職の実現を大きく引き寄せることに繋がります。

例えば、キャリアプランの質問に対しては、下記のように回答します。

約5年間中小企業の総務メンバーの一員として勤めてきました。

備品管理や資料作成などの庶務関係、採用業務、給与管理など幅広い経験を積み上げ、直近では総務リーダーのポジションとして従業員3名のマネジメントに力を入れてきました。

現状課題をいち早く把握するためにはチーム内の意見を積極的に聞き出すことが重要だと考え、それぞれの業務に支障が出ない範囲でミーティングの場を提供してきました。チーム全員で議論しながら仕事を進めることで、連帯感のあるモチベーションの高いチームを作り上げることができました。

このたびの求人で総務部門の組織拡大プロジェクトに携わることができると知り、御社を応募しました。

これまでの実務経験やマネジメント経験を活かすことでプロジェクトの推進を活性化させ、自身のマネジメントスキルをさらに磨き上げていきたいと考えています。

上記の内容は、中小企業の総務経験者がベンチャー企業の総務を目指す場合の例になりますが、未経験から総務の転職や総務から異業種へ転職する場合でも、転職先でどのようなキャリアプランを持っているか具体的に述べる必要があります。このように、これまでの実務経験から得たスキルを転職後にどのように活かしたいのか、どのようなキャリアプランがあるのかを具体的に述べて、その企業に転職したい理由をアピールすることが重要です。

そして、キャリアプランを明確に伝えることができれば、「なぜ、うちの会社に転職したいのか?」という面接官の疑問を解消することができます。応募する企業でしか実現できないキャリアプランを述べて、その企業に転職したい理由をしっかりとアピールしましょう。

何か質問はありますか?(逆質問)

面接の最後に「弊社のことで何か質問はありますか?」と、逆に面接官から質問を受けることがよくあります。

このとき、「何もありません」と回答する応募者がいます。このような回答をした場合、質問した面接官は「うちの会社に興味がないのか?」と思ってしまいます。結果的に、面接官に悪い印象を与えてしまい、面接で落ちる可能性を高めてしまいます。

本気で転職したいと思っているのであれば、応募者自ら転職する企業のことを研究し、少なくとも1つ2つ質問が出てくるだろうと面接官は思っています。さらに、応募者のほとんどが何社か併願で面接を受けていることも企業側は承知の上で面接しています。

そこで、まずは面接官が逆質問する理由について認識するようにしましょう。面接官が逆質問をする理由としては、以下の2点を挙げることができます。

  1. どれだけ本気で企業研究し、面接に挑んでいるか確かめる
  2. 社風に合う人材か確かめ、応募者との認識のズレをなくす

この2点を主に確認するために、面接官は応募者に対して逆質問をします。そこで、面接に挑む前に逆質問を必ず用意し、面接を受ける企業に対して志望度が高いことをアピールしましょう。

ただし、逆質問を考える上で注意点があります。面接を進める中で、逆質問の内容が解決してしまうことがあります。そのため、逆質問は1つだけに絞らず、最低でも3つ以上は用意するようにしましょう。

そして、逆質問は面接の一部であることを深く認識し、うまく活用して積極的に自己PRすることができれば、面接を優位に進めることができます。

例えば、逆質問には以下のような内容があります。

・入社意欲の高さを示す場合の逆質問

①できる限り早く御社で活躍できる人材になりたいと考えています。御社の総務職で活躍している方はどのような人材ですか?

②グループのリーダーやマネジメントの立場として活躍したいと考えています。御社の人事評価制度や昇任制度は具体的にどのような制度か教えていただけますか?

③御社の総務職で活躍する人材となるために、事前に勉強しておいた方がよいことはありますか?

上記のように、「現場で必要となるスキル」「人事評価制度」など、仕事に関わる前向きな質問内容を取り入れると好印象を与える逆質問となります。

・長所(自身の強み)を自己PRする場合の逆質問

①これまで営業職として特にヒアリングに力を入れてきましたが、これから総務で働く従業員として私のこれまでのキャリアやスキルで足りないものは何かありますか?

②私はこれまで課題解決のために多くのアイデアを提案してきましたが、御社では従業員のアイデアが採用される機会はありますか?

上記のように、長所について逆質問するときは、「〇〇に力を入れてきましたが、……」「〇〇に取り組んできましたが、……」といったように謙虚な姿勢で質問するようにしましょう。

「〇〇が得意なので、〇〇したい」と言い切ってしまうと、自慢げに聞こえ、高圧的な印象を与えてしまいますので、注意しましょう。

・その他、好印象を与える逆質問

①御社の総務に中途採用として入社する人材に期待する点はありますか?

②今後の事業展開で、御社の総務で働く従業員として期待されることは何ですか?

③部署を問わず、御社で活躍している人物に何か共通点はありますか?

上記のように、転職後に備えた前向きな質問をすることで、面接官に対して転職する熱意をアピールすることができます。

しかしながら、逆質問はどのような内容を質問しても良い訳ではありません。例えば、以下のような質問内容は逆に悪い印象を与えてしまうため、注意が必要です。

  • 給料、残業、有給休暇の取得率など福利厚生に関わる内容(企業選びの基準が待遇面)
  • ホームページや求人票を見れば、すぐに分かるような内容(企業研究不足)
  • 面接で話した内容を再度確認するような内容(面接の話を聞いていない)

このような質問は逆質問の内容としては避けなければいけません。もし、給料や勤務地などを交渉したい場合は、転職サイト(転職エージェント)を利用して交渉するようにしましょう。

なお、逆質問した後の態度にも注意が必要です。面接官の回答に対して、単に「はい、分かりました」「そうですか」といった返事だけでは、せっかく考えて回答した面接官も気持ちが悪くなるはずです。

そうではなく、「入社後のイメージが湧きました」「御社でより一層頑張りたいと思いました」と前向きな返事をすることで、面接館が受ける印象も変わります。

逆質問で「特に何もありません」と回答するのは非常にもったいないです。そこまでうまく面接が流れていたとしても、応募者から何も質問がなければ面接官はがっかりするでしょう。

そうならないためにも、あらかじめ逆質問する内容をどうするかしっかりと考えた上で、面接に挑むようにしましょう。

面接本番前にチェックすべき3つのポイント

ここまで面接で聞かれやすい質問について述べてきましたが、実際に面接を受ける準備として具体的に何をすればよいのでしょうか。

採用を勝ち取るためには、ここまで述べたような質問に対する回答例を考えることも大切ですが、それ以外にも、面接を受ける前にチェックすべきポイントがあります。

履歴書・職務経歴書の記載内容を再確認する

転職する方であれば、志望動機や転職理由(退職理由)は、面接で必ず聞かれることになります。そのため、面接前に応募企業に対して提出する履歴書や職務経歴書の内容をあらかじめ確認しておくことが重要です。

転職を希望する方のほとんどが同時並行で複数の企業にエントリーしますが、志望動機や転職理由は応募する企業によって異なります。応募者の中には、頭の中で情報を整理しきれず、面接で履歴書や職務経歴書に書かれている内容と整合性のない回答をしてしまう方がいます。

履歴書や職務経歴書に書いた内容と面接時の質問に対する回答内容にズレが生じた場合は、矛盾する点について面接官から深く追求されることになります。面接で矛盾した内容を述べてしまうと、面接官の信用を失うことになるので注意が必要です。

 

このような事態を未然に防ぐためにも、面接本番前には必ず履歴書と職務経歴書の内容を確認し、頭の中で情報を整理するようにしましょう。

簡潔で伝わりやすい回答を準備する

ここまで説明してきたような質問に対しては、簡潔で分かりやすく回答することが重要です。そのため、まずは結論から先に述べて、そのあとに理由を述べるクセを付けておくようにしましょう。

自己PRを長々と説明してしまうと、それを聞いた面接官は「結局、何が言いたかったのか?」と瞬時に判断することができず、理解するのに時間を要するからです。

仕事も同じですが、上司に相談するときに結論から説明すると話がスムーズに進む経験をしたことがある人は多いはずです。面接も同じく、伝えたい内容を先に述べて、そのあとに補足説明を行うようにすればよいです。

特に総務職では業務の性質上、職場の上司だけではなく、他の部署の管理職や従業員と連携しながら業務を進める機会が非常に多いです。

自己PRがうまく伝わらず、面接官が理解するまでに時間がかかる回答をしていては、コミュニケーション能力がない人材と判断されてしまう可能性もあります。

面接では適度な緊張が必要ですが、簡潔で相手に伝わりやすい自己PRを実践することで内定を引き寄せることができるのです。

服装はスーツを着用する

転職の面接でも、スーツを着用することが社会人としてのマナーになります。ベンチャー企業やアパレル企業、IT企業など一部の企業では「自由な服装でお越しください」と言われることがあるのも事実ですが、やはりスーツの着用が無難です。

総務は企業運営に関わる要人の対応や企業経営幹部の対応、来客対応があるため、ビジネスマナーのない人材が採用されることはありません。

私は過去に大手企業の総務部に勤務していましたが、社長宛てに用があるお客様はまず総務で対応し、そのあと社長秘書に引継ぎをしていました。面接で話す内容も大切ですが、初めて会う時の第一印象も非常に重要です。

女性の方であれば、メイクや髪型にも気を遣い、面接官に清潔感がある印象を与えなければいけません。たとえ面接が順調に進んだとしても、自分勝手なマナーや服装が原因で「常識がない人」と判断され、不採用に繋がるケースもあることを認識するようにしましょう。

事前準備を徹底し、総務の転職を実現する

面接で聞かれる質問は、ここで紹介した内容が全てではありません。実際の面接では「これまでに大きな失敗をしたことがありますか?」「短所や欠点はありますか?」といったようなネガティブな質問を受けることもあります。

しかし、このような質問を受けたとしても悲観的に考える必要はありません。面接官は、失敗した直後の対応の仕方や仕事の工夫点について知りたいと思っています。

そのため、これまでの実務経験と結びつけて克服した点や工夫した点を述べることができれば、逆に好印象な自己PRとなります。

また、書類選考を通過している時点で少なくとも、企業側は「面接で直接会って話してみたい」と、あなたに興味を示しています。そこで、面接官から信頼を勝ち取ることができれば、転職の実現に大きく近づくことができます。

面接を通過し、内定を勝ち取るかどうかは事前の準備で決まります。まずは、これまでの実務経験を振り返り、ここで質問した内容に対してどのような回答ができるのか考えるところから始めてみましょう。

事務転職で失敗しない転職サイトの活用法とは

事務転職を考えるとき、多くの人が転職サイトを活用します。ただ事務職は倍率が高く、簡単には転職できません。自力で転職先を探そうとしても、1件1件求人を見極めるには相当の労力を使います。またエントリー書類(履歴書・職務経歴書)の作成や面談対策、転職条件の交渉まで自ら行う必要があります。

しかし転職サイトに登録すれば、カウンセリング実施後にキャリアアドバイザーから転職条件に見合う求人を無料で紹介してもらえます。さらに履歴書や職務経歴書の添削、面談対策、転職条件の交渉まであなたの代わりに行ってくれます。

ただし、「多くの求人を紹介してくれる転職サイト」「カウンセリングに力を入れている転職サイト」「女性の転職支援に力を入れている転職サイト」など、選ぶ転職サイトによって特徴や強みに違いがあります。これらのことを理解した上で転職サイトを活用しなければいけません。

そこで以下のページで転職サイトの特徴を解説しています。それぞれの転職サイトの特徴や強みの違いを理解して活用すれば、事務転職の失敗を防ぐことができます。