転職活動の際に、応募する企業に対して提出する書類に職務経歴書があります。学生の就職活動では、何社も応募する中で履歴書を作成しますが、職務経歴書は転職するときにしか作成する機会がないため、現代社会で働く方でも職務経歴書に馴染みのない方が多いです。

職務経歴書は、履歴書だけで表すことができない仕事内容の詳細やアピールポイントを補い、採用面接官に自身のことを知ってもらうツールとして非常に重要な役割を果たします。そのため、戦略的に作成しなければ、応募する企業の採用面接官があなたの職務経歴書に興味を持つことはありません。

また、事務職にあたる総務職は女性から人気のある職種であり、競争が激しく、職務経歴書の書き方一つで書類選考の通過率に大きく影響が出てしまいます。

そこでここでは、総務の転職で必要となる職務経歴書のサンプル例を示しながら、自己PRの書き方を中心に解説していきます。

転職で使う職務経歴書の役割を知る

転職の際に、履歴書と一緒に提出を求められることが多い職務経歴書が果たす役割は何でしょうか。これから初めて転職活動を行う方は、まず職務経歴書が果たす役割を理解しなければいけません。

職務経歴書は、これまでに経験してきた具体的な業務内容や業務実績、これまでの業務経験で身に付いたスキル、仕事に取り組む意欲などをアピールするもので、転職する方にとって非常に重要な役割を果たす書類です。

例えば、履歴書に記入する職歴欄では「〇〇〇〇株式会社 入社」「〇〇〇〇株式会社 企画部総務課へ配属」としか一般的には記入しません。そのため、採用担当者は履歴書のみでは、応募者がこれまで経験してきた業務内容や身に付けたスキルの詳細を知ることができません。

そこで、職務経歴書を履歴書と一緒に提出することで、採用担当者は応募者がこれまで務めてきた企業の規模、仕事内容や実績、仕事の取り組み方や考え方について、具体的にイメージすることができるようになります。

もし、あなたが職務経歴書に記入した内容が応募する企業の求める人材スキルと一致していれば、採用担当者はきっと「面接で話を聞いてみたい」と思うはずです。

そのため、転職で使う職務経歴書は、書類選考の通過を実現させる上で非常に重要な役割を担っているといえます。

総務の職務経歴書のサンプル(見本)について

では、職務経歴書はどのように作成すればよいのでしょうか。市販の履歴書を購入した際に、職務経歴書が一緒に入っていることがありますが、職務経歴書には定型のフォーマットがありません。

そのため、これまでの総務業務の実績や業務を通して得たスキルをまとめ上げ、自身にしか書くことができないオリジナルの内容で、さらには誰が見ても分かりやすい職務経歴書を作成する必要があります。

特に、職務経歴書の中でも「自己PR」は最も重要な部分となります。総務の場合は業務内容が非常に多岐に渡るため、アピールポイントを絞って書くようするのがコツです。

あれもこれも書こうとせず、応募する企業が求める人材スキルを研究し、あなたが経験した総務業務から得たスキルと結びつく内容を書くことで、採用担当者に伝わりやすくなります。

なお、履歴書は手書きで丁寧に書くことによって採用面接官に好印象を与えることができますが、職務経歴書については手書きで書くことをおすすめしません。履歴書よりも書く内容が多いうえに、記入ミスが生じたときに最初から書き直しになってしまい、膨大な時間を費やしてしまうからです。

このため、職務経歴書は手書きではなく、PC(パソコン)を用いて作成するようにしましょう。以下に総務の職務経歴書の記入例を作成してみましたので、実際に職務経歴書を作成するときの参考にしてみてください。

このような内容で職務経歴書を作成すれば、採用担当者にも伝わりやすくなります。上記で示した職務経歴書のサンプル(テンプレート)を以下でダウンロードできるようにしておきますので、自身の職経経歴書の作成に活用してください。

・職務経歴書(総務)のダウンロードはこちらからどうぞ【Word形式】

ただし、上記の職務経歴書の見本はあくまでも参考程度にとどめましょう。自身がこれまで積み上げてきた業務内容や実務経験に置き換え、オリジナルの職務経歴書を作成するようにしましょう。

応募する企業ごとに自己PRの内容を変える

職務経歴については変わらない事実となるため、応募する企業ごとに内容を変える必要はありませんが、自己PRの内容は応募する企業ごとに変えなければいけません。

それぞれの求人票に記載されている内容を見れば分かりますが、企業ごとに求人募集の背景や経緯が異なるため、それぞれの企業で求める人材スキルが違うからです。

例えば、下記の求人票は京都府に本社がある中小企業の総務人事職の求人募集になります。

上記の求人票では、総務人事職の経験を3年程度経験している人材が求められており、さらに、給与計算業務や社会保険業務が必須スキルとなっています。このような求人票に応募するときに提出する職務経歴書の自己PRには、給与計算業務や社会保険業務の具体的な経験内容を書くようにしましょう。

例えば、「顧問弁護士や社会保険労務士との連携や実務経験を通して、人事労務関連の専門的な法律知識を身に付けている」「給与計算業務についてマニュアルを作成し、給与計算のミスをなくした」など具体的な内容でかつ自身のオリジナルの経験を盛り込むとよいです。

また、これまでの総務業務の実績やコスト削減など数字で表すことができるものがあれば、具体的な実績を数字で表すようにしましょう。そうすることで、書いている業務実績の客観性が高まり、説得力が増します。

同じ総務職へ転職を目指すか、未経験職種へ転職を目指すか関係なく、自己PRは職務経歴書の中で最も重要な部分になります。応募する企業がどのような人材を求めているのか深く研究してから、自己PRの作成に取りかかりましょう。

総務の職務経歴書の書き方で押さえるべき3つの重要なポイント

書類選考を通過するためには、応募する企業の採用担当者から評価される職務経歴書を作成する必要があります。そのため、事前にこれまで経験してきた総務事務の仕事内容や身に付けたスキルなどの情報を整理し、正しい職務経歴書の書き方を理解しておく必要があります。

職務経歴書に書く内容が多ければ、選考評価が高くなるわけではありません。どんなに企業から評価される優秀な人材であっても、職務経歴書をうまく整理できなければ転職時の選考評価は低くなります。総務事務で経験してきたことをすべて書くのではなく、記入すべき情報だけ書くことが重要です。

そこで、以下では総務の職務経歴書の書き方で押さえるべき3つのポイントついて解説します。

見やすさ、分かりやすさを重視する

職務経歴書は、見やすさや分かりやすさを重視する必要があります。文章だけが何行も並んでいる職務経歴書は、相手に非常に読みづらい印象を与えてしまうからです。そこで、伝えるべき内容の書き方を工夫することで、見やすく分かりやすい職務経歴書を作成することができます。

例えば、下記の文章は上記で示した職務経歴書サンプルのスキルの部分になります。

このように、伝えたい内容に見出しを付けて詳細を記入することで、見やすく分かりやすい職務経歴書を作成することができます。

職務経歴書は見た瞬間の第一印象が重要です。職務経歴書内に書かれている文字のフォントはすべて統一させ、上記の例のように見出しを付けるなど工夫して記入するようにしましょう。

職務経歴書は1~2枚にまとめる

初めての転職の方であれば、職務経歴書は1~2枚でまとめるのが望ましいです。もし、転職の回数が2回目以上となる方であっても、職務経歴書は3枚程度に抑えるように内容をまとめましょう。

仕事内容が多岐に渡る総務で経験してきたことをすべて書き込もうとすると、情報量が多くなり必然と職務経歴書の枚数も多くなってしまいます。

また、情報量が多くなりすぎると、結局何がアピールポイントなのかが曖昧(あいまい)となり、採用担当者に伝わりづらい職務経歴書となってしまいます。そうならないためにも、応募する企業に伝えるべき内容や情報をまとめてから、職務経歴書を書き始めるようにしましょう。

職務経歴期間の年号は統一する

年号の表記は和暦(昭和、平成など)、西暦(20XX年)のどちらを使って記入しても問題ありませんが、履歴書で書いた年号の表記と統一するようにしましょう。

例えば、履歴書の学歴・職歴欄の年号表記が「2019年2月1日」と書かれているのに対して、職務経歴書の職務経歴期間の年号表記が「平成31年2月1日」と書かれていると、それを見た採用面接官は非常に読みづらい印象を受けてしまいます。

相手が見やすい職務経歴書を作り上げるためには、年号の表記にも注意を払う必要があります。

総務の職務経歴書の正しい作成方法

転職者にとって職務経歴書は、書類選考を通過するうえで欠かせない書類であることを認識しなければいけません。たとえ同じ職歴であったとしても、書き方一つの違いで書類選考の合否に関わります。

そのため、総務の職務経歴書の作成についても、正しい作成方法を実践する必要があります。

そこで、実際に上記で示した職務経歴書の見本の例を参考にしながら、総務の職務経歴書の正しい作成方法について順に解説していきます。

職務要約は職務経歴書全体の内容を簡潔にまとめる

まず、職務経歴書を書き始める最初の項目として職務要約があります。以下の文章は職務経歴書の職務要約の部分になります。

▮職務要約

大学卒業後、新規採用で現在の〇〇〇〇株式会社に入社しました。入社後、総務部総務課へ配属となり企業経営に欠かせない庶務関連の手続きや株主総会関連業務、社内規程管理業務を中心として幅広く実務実績を積み上げてきました。2年前から、株主総会関連業務においてメイン担当として勤めており、時には準備のトラブルなど計画どおりに進まない場面もありましたが、粘り強く責任を果たしてきました。今後は、これまで積み上げてきた経験を活かして、総務の専門性をさらに磨き上げたいと考えております。

職務要約は、応募者がこれまでどのような業務経験を積み上げてきたかをイメージできる内容に仕上げることが重要です。最初に書かれている職務要約は、採用担当者が必ず目を通すことになります。

職務経歴の内容を単に並べて書けばよいものではなく、採用担当者が興味を持つようなアピールポイントを盛り込むことも重要です。

また、転職の経験が複数ある方は職務内容が長くなり勝ちですが、職務要約をだらだらと長く書いてはいけません。文字数は200~250程度が望ましいため、その範囲で収まるように書き上げる必要があります。

職務要約は、職務経歴書の全体の内容をまとめた文章です。そのため、職務要約は最後に記入することがポイントとなります。

総務の職務経歴は項目ごとに記入する

次に、これまでの業務経験を示すものとして、職務経歴欄があります。営業職などと違い、総務は細かい雑務も含めて担当する業務が多岐に渡るため、書き方に注意が必要です。細かい業務まですべて記入すると膨大な量となってしまうからです。

そこで、リーダーとして担当していた業務や分量が比較的に多い業務を中心に記入するようにしましょう。以下の図は、職務経歴の部分になります。

まず、期間については、現職の在籍期間を記入するようにしましょう。終わりの期間は、職務経歴書を提出する日を基準日として記入するとよいです。例えば、職務経歴書を提出する日が2019年2月10日である場合は、「20XX年〇月~2019年2月」と記入するようにしましょう。

次に、職務内容についてです。上から順に現職の企業名、配属部署、在籍期間、事業内容、資本金、売上高、従業員数、上場区分を記入します。それによって、どのような規模の会社に何年勤めていたのかイメージすることができます。

その下に、総務事務として担当してきた職務内容を記入します。このとき、上記の例のように「庶務関連業務」「株式総会関連業務」「社内規程管理業務」などの項目ごとに分けて業務内容を記入すると分かりやすいです。

最後に、主な実績について記入します。職務内容に記入した業務の中で、実績を残した業務やアピールしたいポイントがある場合は記入するようにしましょう。具体的な経験や実績を述べることで、それを見た採用担当者も応募者がどのようなことに力を入れてきたのかイメージしやすくなります。

資格やスキルは応募する企業に役立つ内容を記入する

続いて、資格・免許、スキルの書き方について説明します。以下の文章は、職務経歴書の資格・免許、スキルの部分になります。

資格・免許、スキルについては、応募する企業がどのような人材スキルを求めているのか求人票の内容を確認し、応募する企業に役立つ資格やスキルを記入するようにします。

記入する内容は、上記のように「文章入力のほか、図や表を挿入して説明資料を作成することができます」「表を作成し、基本的な関数を使って合計値や平均値など算出することができます」と具体的な内容を記入することで、どのようなPC(パソコン)操作が可能か示すことができます。

また、同じ総務職への転職や人事、経理、秘書、一般事務などの事務職へ転職を希望する場合は、上記の例のようにWord、Excel(そのほかPowerPoint、Access)など、PCスキルを身に付けている場合は記入するとよいです。総務を含め事務職では、ある程度PCスキルを求める求人が多いからです。

なお、資格については特に役立つ資格がなければ無理に記入する必要はありません。

転職の求人募集をかける企業は基本的に即戦力となる人材を採用したいと考えています。そのため、採用担当者は資格やスキルについては、即戦力として活かせる内容であるかどうかを見ることになります。

自己PRは総務事務の実績やアピールできるポイントを振り返る

最後に、自己PRになります。職務経歴書の中でも、自己PRが1番重要な部分となります。自己PRを作成する際は、これまでに経験してきた総務事務の経験をすべて振り返りましょう。自分の経験から応募する企業に役立つアピールポイントを考え、自身しか発信できないオリジナルな内容で仕上げることが重要です。

以下の文章は、職務経歴書の自己PRの部分になります。

このように、自己PRを記入する際はアピールポイントについて見出しを付けて、業務経験やアピールポイントの詳細を記入すると見やすく分かりやすい自己PRとなります。

ただし、自己PRは多く書きすぎないことが重要です。自己PRを多く書いてしまうと、まとまりのない自己PRとなってしまい、採用担当者に本当に伝えたい内容が伝わりにくくなります。

履歴書で書く志望動機と同じく、アピールポイントはできる限り絞り、応募する企業にとって必要なアピールポイントだけを記入しましょう。

上記の自己PRは、「総務の業務経験があり、どんな状況でも常に前向きな思考が持てる人材」を求めている求人に応募することを想定して作成しています。

求人票の応募資格の欄に、「必須スキル」や「求めている人物像」などが書かれています。応募する企業の求人票の内容を研究し、その企業が求めている人材として貢献できることを自己PRとして伝えるようにしましょう。

戦略的な職務履歴書の作成には転職サイトの活用が必須

いざ自身の職務経歴書を作成しようとしても「応募する企業に通用するアピールポイントが分からない」「どのようにしてオリジナルの職務経歴書を作成すればよいのか?」と心配になる方がいるでしょう。

そのような場合は、転職サイトを活用して職務経歴書を作成しましょう。転職エージェントを活用することで客観的な意見を聞くことができ、自身が気付かなかった強みや職務経歴書で書くべきアピールポイントに気づくことができます。

また、転職エージェントを活用することで、職務経歴書の作成のアドバイスだけでなく、履歴書の書き方や面接の練習、現職の退職手続きに関わることまで幅広くフォローしてもらうことができます。

限られた時間の中で、戦略的な職務経歴書を作成したい方は転職エージェントをうまく活用しながら転職活動に取り組むようにしましょう。

応募する企業を深く研究し、職務経歴書の書き方を工夫する

中途採用を行う採用担当者は、応募者が転職に至るまでの過程で「どのようなことを考えながら仕事に取組み、どのような実績を残してきたのか」を知りたいと思っています。そのため、職務経歴書は採用担当者にとって見やすく分かりやすい内容に仕上げることが大切です。

職務経歴書は転職活動の書類選考において重要な役割を担う書類です。

応募する企業に対して総務としてどのような貢献ができるのかを考え、職務経歴書に具体的なエピソードやオリジナルな内容を加えることで書類選考の通過率は上がります。

まずは、これまで総務で経験してきた仕事内容を振り返り、自身がアピールできる強みが何なのか考えるところから始めてみましょう。

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