事務転職を目指す多くの人が職務経歴書の書き方で悩みます。職務経歴書は記入する内容が多く複雑なだけでなく、転職するときでないと作成する機会がないからです。

特に初めて転職活動する人は、職務経歴書の正しい書き方について事前に理解しておかなければいけません。

また、職務経歴書は履歴書だけでは伝えきれない仕事内容の詳細やアピールポイントを補います。そのため、職務経歴書は採用担当者が応募者の社会人ステータスを知る上で重要な役割を果たします。

ただ、職務経歴書の正しい書き方を理解せずに作成してしまうと、事務職の転職でも書類選考で苦戦します。そこでここでは、一般事務・営業事務の転職で使える職務経歴書の正しい書き方やコツについて解説していきます。

事務転職の職務経歴書でアピールポイントを伝える

これまでパートや派遣で働いてきた人も含め正社員の事務職へ転職を目指す人は、必ず履歴書と一緒に職務経歴書を作成することになります。

ただ転職のときに職務経歴書を提出しなければいけない理由について、正しく理解している人は少ないです。そのため、職務経歴書が果たす役割をしっかりと押さえた上で作成に取り掛かるようにしましょう。

まず職務経歴書が果たす重要な役割は、主に以下3つのアピールポイントを応募企業に伝えることです。

  • 経験してきた業務内容、業務実績
  • 転職後に活かせる経験、活かせるスキル
  • 仕事への取組み姿勢

履歴書に記載できる内容だけでは、応募企業にアピールポイントを全て伝え切ることは不可能です。履歴書で書ける主な内容は「職歴(学歴)、資格、志望動機」に限られており、アピールできる内容は限られているからです。

そこで職務経歴書を一緒に提出することで、採用担当者が知りたい情報を伝えることができます。

もし、職務経歴書に記載した内容が応募企業の求める人物像に近い場合、採用担当者は「面接で会って話してみたい」と思うはずです。このように職務経歴書は、事務転職を実現する上で重要な役割を担っているのです。

事務未経験で業務実績なしの場合は、接点を見つける

ただ未経験で事務職へ転職を目指す人の中には、どのようにアピールポイントを見つければ良いか悩む人もいるでしょう。当然ですが、事務職が未経験の人は前職の経歴を職務経歴書に記載することになります。

ただし、応募企業の採用担当者は「なぜ職種を変えてまでして、自社の事務職へ転職したいのか」と考えます。そのため、事務未経験者だからといって応募企業に全く関係のないスキルや経験をアピールしても書類選考で落とされてしまいます。

そこで事務未経験者は応募企業を研究し、活かせそうな経験やスキルがないか見つけ出し、アピールポイントとして伝えることが重要です。例えば、下記の求人票は東京に本社がある中小企業の未経験者対象の営業事務求人になります。

上記の営業事務求人へ応募することを想定した場合、求人票の「魅力ポイント」に記載されている内容をよく確認しましょう。記載内容から「他の従業員と協力しながら仕事を進めること」「クライアントの要望に的確に対応すること」が求められることが分かります。

事務職以外の職種でも他の従業員と協力しながら仕事を進めたり、クライアントに対応したりする場面は必ずあるはずです。そこで、仕事を進める上で工夫した点や上司から評価された点を洗い出し、自己PRとして整理するようにしましょう。

ただし、未経験者は転職で即戦力として働くことは期待されていません。そのため、「即戦力で働きたい」とアピールしても「何を根拠に即戦力で働けると考えているのか?」と逆にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

そうではなく、「未経験だが、活躍できるように頑張りたい」と目指したい方向性を伝えるような自己PRが望ましいです。

事務職の職務経歴書の見本(テンプレート)について

ただ、実際に職務経歴書を書き始めても「思うように作成できない」と悩む人は多いです。就職活動のときに履歴書の作成は経験しますが、職務経歴書の正しい書き方は教わる機会がないからです。

そこで、フォーマットや注意すべき点などを事前に知ることでスムーズに職務経歴書を作成することができます。

また、丁寧な字で書いた履歴書を評価する会社は多いですが、職務経歴書については手書きはおすすめできません。手書きをおすすめしない理由は以下の3点になります。

  • 定型のフォーマットがなく、PC作成であれば文章量を調整しやすい
  • 書き損じると最初からやり直すしかなく、膨大な時間を費やす
  • 複数社受けると、職務経歴書の作成だけに時間が追われる

上記の理由から、職務経歴書は手書きではなく、PC(パソコン)で作成することをおすすめします。市販で転職用の履歴書を購入すると職務経歴書が付いていますが、これは利用しない方が良いでしょう。

以下、一般事務の職務経歴書の記入例を作成してみました。営業事務の転職にも応用できますので、実際に職務経歴書を作成するときの参考にしてみてください。

このような職務経歴書を作成すれば、あなたのこれまでの仕事内容やスキルについて応募企業に分かりやすく伝えることができます。

上記で示した職務経歴書のサンプル(テンプレート)を以下でダウンロードできるようにしておきますので、あなたの職務経歴書の作成に活用してください。

・職務経歴書(一般事務)のダウンロードはこちら【Word形式】

ただし、上記の職務経歴書の見本はあくまでも参考程度に留めておきましょう。あなたがこれまで経験してきた仕事内容や転職後に発揮できる強みに置き換え、オリジナルの職務経歴書を作成してください。

事務転職における職務経歴書の書き方のコツ

これまでにも説明しましたが、職務経歴書はあなたのステータスを見極める重要な資料です。そのため、職務経歴書の正しい書き方やコツを知っているかどうかで、書類選考の合否に大きく関わります。

そこで以下では、実際に上記で示した職務経歴書の見本を参考にしながら、職務経歴書の正しい書き方やコツについて順に解説していきます。

職務要約は簡潔にまとめる

まず、職務経歴書を書き始める最初の項目に職務要約があります。

職務要約は、あなたが社会人として経験してきた職務のあらすじや経過を簡潔にまとめたもので、採用担当者が始めに目を通す重要な部分になります。

また、職務要約はただ単に経歴を並べて書けば良いものではなく、職務経歴書を読む採用担当者の興味を引く内容にまとめなければいけません。例えば以下の文章は、職務経歴書(見本)の職務要約になります。

■職務要約
大学卒業後、新卒採用で現在の○○〇〇株式会社に一般事務職として入社いたしました。業務内容は主に契約書や請求書の事務処理、売上データの入力管理を中心として幅広い業務に携わっております。本社に勤務しており、デスクワークだけでなく、お客さんからの電話対応や来客にも対応しております。日々、正確性と事務処理のスピードが求められる環境の中で地道に実績を積んでまいりました。

上記のように職務要約では、これまで経験してきた職務実績を簡潔にまとめ上げることが重要です。

また、転職経験が複数回ある人は職務内容が長くなりがちですが、長く書き過ぎるのは良くありません。まとまりのない職務要約では、採用担当者の興味を引くことができないからです。そこで、文字数は長くても250文字程度にしておきましょう。

なお職務要約は、職務経歴書全体の内容をまとめて書き上げる部分になります。そのため、職務要約は最後に仕上げるのがポイントになります。

職務経歴は箇条書きで分かりやすく書く

次に、これまで経験してきた業務経験を示す職務経歴欄があります。実際に職務経歴欄に記載する内容は、以下3つの項目になります。

  • 職務を経験した期間
  • 会社の規模、事業内容、所属部署
  • 具体的な仕事内容

上記の内容について、分かりやすくまとめる必要があります。例えば以下は、職務経歴書(見本)の職務経歴欄になります。

まず、これまで経験してきた業務の在籍期間を記入しましょう。終わりの期間は、職務経歴書を提出する日を基準日として記入するとよいです。

例えば、2016年4月1日から現職に就き、職務経歴書を提出する日が2019年2月10日である場合は「2016年4月~2019年2月」と記入しましょう。

次に会社の規模、事業内容、所属部署を記入することで、あなたがどのような会社に勤めていたのか読み手側(採用担当者)はイメージすることができます。

また、これまで経験してきた仕事内容も記載するようにしましょう。特に事務職は雑務まで含めると、仕事内容は多岐に渡ります。そのため、職務経歴欄は箇条書きにすることで、読みやすく分かりやすい内容に仕上げることができます。

資格・PCスキル(活かせるスキル)をアピールする

続いて、資格・スキルの書き方について解説します。以下は、職務経歴書(見本)の資格・スキルについて記載している部分になります。

まず、資格ついては応募企業に役立つ資格のみ記載するようにしましょう。応募企業で活かせる資格と全く関係のない資格を記載した場合、「何を目指しているのか?」と採用担当者によっては悪い印象を与えてしまうこともあるからです。

そのため、応募する企業で役立つ資格を持っていない場合は無理に記入する必要はありません。

ただ、スキルを身に付けるために資格取得に向けて勉強に取り組んでいる人は、資格取得予定として記入しても問題ありません。応募企業で活かせる資格であることが前提ですが、やる気や熱意としてアピールすることができます。

なお事務職はデスクワークが中心となるため、活かせるスキルとしてPC(パソコン)スキルを記入することが望ましいです。

例えば、上記の見本例のように「Word:文章入力や図表を用いた説明資料の作成」「Excel:関数を使って合計値や平均値などを算出」と記載し、具体的にどのようなPCスキルがあるのか伝えましょう。

そうすれば職務経歴書を見た採用担当者もあなたのPCスキルを把握することができ、働きぶりをイメージすることができます。

上記の見本例ではWord、ExcelのPCスキルについて記載しましたが、PowerPointやAccessを用いた事務作業の実績がある場合も記載すると良いです。

事務職の求人も他の職種と同じで、基本的には即戦力が求められることになります。そのため、採用担当者は職務経歴書に記載されている内容からあなたのスキルを分析し、即戦力として働いてくれそうな人材であるかを見極めることになります。

自己PRで仕事への取り組み姿勢と成果を明記する

自己PRについては、職務経歴書の1番最後に記載するのが一般的です。自己PRでは、あなたのこれまでの職務経験を振り返り、仕事への取組み姿勢や成果(実績)をアピールしましょう。

例えば、以下は職務経歴書(見本)の自己PRの部分になります。

上記はあくまでも一例ですが、自己PRの内容は採用担当者の興味を引く内容に仕上げなければいけません。そのため、応募企業の事務職で担当する仕事内容や求めている人材を研究し、即戦力として活躍したいことをアピールする必要があります。

また上記の自己PR例のように、見出しを付けて箇条書きにすることで見やすく分かりやすい自己PRになります。当然ですが、見出しを付けずに自己PRを作成しても問題ありません。

ただし、自己PRは多く書きすぎないことが重要です。まとまりのない自己PRは、あなたの強みが伝わりづらくなるからです。

履歴書で書く志望動機と同じく、アピールポイントはできる限り絞り込むようにしてください。

・職務経歴書は1~2枚にまとめる

なお初めて転職する人であれば、職務経歴書は1~2枚でまとめるのが望ましいです。転職が2回目以降の人であっても、職務経歴書は3枚程度に抑えられるように内容をまとめましょう。

職務経歴書に書いている情報量が多すぎる場合、アピールポイントが曖昧(あいまい)になります。結果的に、読み手側(採用担当者)にとっても読みづらい職務経歴書になってしまいます。

そのような事態を避けるため、応募企業を研究し、伝えるべき内容をまとめてから職務経歴書の作成に取り掛かるようにしてください。

職務経歴書の作成で転職サイトを活用する

ここまで職務経歴書の書き方について説明してきましたが、実際に職務経歴書の作成に自信が持てない人は多くいます。

たとえ自力で職務経歴書を作成しても、その内容が正しいかどうかを自分で判断することは難しい現状があります。そこで、事務転職をする多くの人が転職サイトを活用して職務経歴書を作成しています。

転職サイトを活用すれば、担当のキャリアアドバイザーがあなたの職務経験をヒアリングし、プロの目線から職務経歴書の正しい書き方についてアドバイスをくれます。

客観的に意見を聞くことができるため、自分では気付かなかった強みや自己PRのネタを見つけ出すきっかけにもなります。また、担当のキャリアアドバイザーは職務経歴書だけでなく、求人の紹介や面接練習、労働条件(勤務時間・年収)の交渉など幅広く対応してくれます。

このように転職エージェントを活用すれば、職務経歴書の書き方も含め効率良く事務転職を実現させることができます。

強みや経験をアピールし、事務転職を実現する

中途採用で正社員の事務職を目指すのであれば、職務経歴書は必ず作成しなければいけません。ただ職務経歴書は転職でしか使用する機会がなく、正しい書き方やコツが分からなくて困る人も多くいます。

また、職務経歴書に記載する内容はこれまでの職務実績や自己PRが中心となるため、各企業の採用担当者も非常に注目します。そのため、職務経歴書の正しい書き方やコツを理解した上で作成しなければ、事務転職でも書類選考が通過せず苦労することになります。

もし、職務経歴書の作成に自信がない人や採用担当者の気を引く自己PRの作成に不安がある人は転職サイトを有効に活用すると良いです。そこで担当してくれるキャリアアドバイザーからアドバイスを受けながらアピールポイントを考えることで、仕上げる職務経歴書の質は格段に上がります。

まずは、あなたが事務職の転職先で発揮できる強みや経験について考えるところから始めてみてください。

事務転職で失敗しない転職サイトの活用法とは

事務転職を考えるとき、多くの人が転職サイトを活用します。ただ事務職は倍率が高く、簡単には転職できません。自力で転職先を探そうとしても、1件1件求人を見極めるには相当の労力を使います。またエントリー書類(履歴書・職務経歴書)の作成や面談対策、転職条件の交渉まで自ら行う必要があります。

しかし転職サイトに登録すれば、カウンセリング実施後にキャリアアドバイザーから転職条件に見合う求人を無料で紹介してもらえます。さらに履歴書や職務経歴書の添削、面談対策、転職条件の交渉まであなたの代わりに行ってくれます。

ただし、「多くの求人を紹介してくれる転職サイト」「カウンセリングに力を入れている転職サイト」「女性の転職支援に力を入れている転職サイト」など、選ぶ転職サイトによって特徴や強みに違いがあります。これらのことを理解した上で転職サイトを活用しなければいけません。

そこで以下のページで転職サイトの特徴を解説しています。それぞれの転職サイトの特徴や強みの違いを理解して活用すれば、事務転職の失敗を防ぐことができます。