事務職の転職を実現するためには、必ず面接を受けなければいけません。

中途採用として受ける面接では、あなたが提出した履歴書や職務経歴書の内容をベースに面接が実施されます。そのため、事前準備として面接対策をしっかりと行わなければ内定を勝ち取ることはできません、

また転職理由(退職理由)や志望動機のように、どの企業の面接でもよく聞かれる質問内容があります。このような想定される質問については、あなたの実務経験をもとに回答例を事前に作成することが重要です。

そこでここでは、事務転職の面接でよく聞かれる質問内容と回答例について順に解説していきます。ここで解説することを理解し、あなたの実務経験をもとにオリジナルの質問回答例を作成することで、事務転職の実現に大きく近づくことができます。

事務職の面接でよく聞かれる質問・回答例

事務職の転職を目指すとき、面接に備えて事前対策を行うことが重要です。

事務職は営業職のようにノルマが求められる仕事ではありません。そのため、得意分野や強みを打ち出さなければ他の応募者と差が付かず、結果的に面接で不採用になることも考えられます。

また、「どの企業でも良いから事務職で働きたい」と、面接官に感じ取られてしまうような回答も避けなければいけません。そうではなく、「貴社に転職して実現したいことがある」と、やる気や熱意を伝えることが大切です。

なお、応募企業の面接官によって質問の言葉づかいに違いはありますが、面接は以下のような流れ(内容)で展開していくのが一般的です。

どれだけ優秀な応募者であっても面接対策をしっかり行わなければ、「企業研究が足りない」「本気度が足りない」と判断されてしまいます。

以下では、実際に事務職の転職面接で聞かれやすい質問内容を順に解説していきます。面接を受ける前の対策として参考にしてください。

自己紹介をお願いします(職歴について教えてください)

事務職の経験者、未経験者に関わらず、面接の始めは自己紹介(自己PR)から始まるのが一般的です。面接官によって言葉に違いがありますが、「まずは、自己紹介からお願いします」「自己紹介とこれまでの職務経歴について教えてください」のような質問を受けます。

ここで、事前に回答する内容を整理していない応募者は長々と自己紹介や職歴について説明してしまいます。長くまとまりのない説明は、あなたのアピールポイントをあいまいにするため、注意しなければいけません。

また事務職の転職面接では、志望動機や転職後に活かせる経験についての質問を中心に面接が進むことになります。そのため、始めの自己紹介や職務経歴を説明する段階では細かく話す必要はありません。

なお自己紹介や職務経歴を述べる際は、以下3つのポイントを意識して質問に回答しましょう。

  • 経験してきた仕事内容
  • あなたの強み
  • 転職の意気込み

上記のポイントを取り入れて端的に回答し、まずは面接官に「あなたがどのような人物であるか」を伝えるようにしましょう。例えば、自己紹介や職歴についての質問に対しては、以下のように回答します。

事務 花子と申します。本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。

大学卒業後、半導体を扱う専門商社へ就職し、そこで3年間一般事務職の事務員として勤務してまいりました。業務内容は主に契約書や請求関係書類の事務処理、売上データの入力管理を中心に幅広い事務業務を担当してきました。

事務作業を受動的な仕事と捉えず、電話や窓口で接客するときも常に相手が求めるニーズを追求することを心掛けてきました。課題に直面したときは解決策についてまずは自分の頭の中で整理し、自分の意見を持つことが私の仕事のスタイルです。

たとえ事務職であっても積極性や個々の意見を求める御社であれば、これまで取り組んできた実務が活かせるのではと思い、応募いたしました。どうぞ、よろしくお願いいたします。

上記のように自己紹介で職歴を述べる際は、あなたが取り組んできた仕事内容や仕事の取り組み姿勢がイメージできる内容に仕上げましょう。

また上記の自己紹介例の場合、「電話対応や窓口対応で具体的にどのような要望を受け、対処していたのか?」といった質問を受けることも想定されます。もし質問された場合は、実務経験の具体的な事例や課題解決に取り組んだ内容をそのまま述べるようにしましょう。

自己紹介や職歴は、面接の始めに必ず紹介することになります。実際に私が面接を受けたときも職歴を含めた自己紹介から面接がスタートしました。あなたの第一印象を決定づける重要な部分となるため、事前準備の段階で回答する内容についてまとめておきましょう。

転職理由(退職理由)、志望動機を教えてください

転職理由(退職理由)や志望動機は、中途採用の面接で必ず聞かれる質問の1つです。そのため、急に聞かれても焦らず回答できるように準備しておきましょう。

また、転職のきっかけについて述べる転職理由と転職後の理想の働き方について述べる志望動機は、一貫性のある内容に仕上げることで説得力が増します。

そこで、以下では転職理由、志望動機のそれぞれの質問に対する正しい回答方法について解説します。

・転職理由(退職理由)を教えてください

まず、転職理由は面接の中でも回答が難しい質問の1つといえます。

転職を考える多くの人が何かしら現状(仕事)に対する不満が積み重なり、転職を決意しています。ただ、面接で不満を述べることはネガティブな印象として捉えられやすいため、どのように回答すれば良いか悩む人が多いです。

例えば、「上司と意見が合わなかった」「労働時間が長い(残業が多い)」など、ネガティブな理由がきっかけとなり転職を考え始める人は多いです。そこで面接官は転職理由を聞くことで、あなたが入社してもすぐに仕事を辞めない人材であるかどうかを見極めようとします。

私の場合、転職を考えるようになったのは年功序列が強い組織体制に嫌気がさしたことがきっかけでした。当然ですが、そのような転職理由を述べるだけでは面接官に不快感を与えるため、回答内容は慎重に作り込みました。

ただ前職に何かしらの不満があり、転職を決意していることは面接官も承知の上です。しかし、不満だけを述べるような回答では「同じような状況に直面したとき、すぐに転職するのでは?」と、結果的に面接官に不安を与えてしまいます。

そのため、現状の不満を改善するために自ら行動を起こした具体的なエピソードがあれば盛り込むようにしましょう。例えば、転職理由について質問された場合は、以下のように回答します。

前職で勤めていた職場は年功序列の企業風土があり、経験年数の浅い従業員の意見が通りにくい環境にありました。そこで仕事の取り組み方として経験年数が浅い従業員の意見も反映できないか提案したものの、上司には受け入れられませんでした。

経験年数に関係なく、同じ職場で働く従業員全員が自由に意見が言い合える職場に身を置き、積極的に行動できる環境である方が私自身成長できると考えております。

御社では、職員のモチベーションを上げるために各職場で自由に意見交換できる組織づくりを目指していることを知り、とても魅力を感じております。

このように、「年功序列で若い従業員の意見を取り入れてくれない」とネガティブな転職理由に加え、「自由に意見交換が可能な組織づくりに取り組んでいる御社へ転職することで目的を達成することができる」と、前向きに捉えられる転職理由を述べましょう。そうすることで、面接官も納得する転職理由になります。

事務職でも基本的には自主的に考えられる人材が求められるため、前向きな行動を起こしたエピソードが重要です。大げさなエピソードである必要はなく、「改善を試みたが、解決できなかった」と正直に答えるようにしましょう。

・志望動機を教えてください

志望動機も面接で必ず聞かれる質問の1つで、人材募集する企業が最も注目する質問内容です。

面接官は「なぜ、うちの会社に転職したいのか?」を確認するため、応募者の発言内容に着目します。そのため、ここで述べる志望動機は、事前に提出している履歴書や職務経歴書に記載した内容と整合性のある内容でなければいけません。

もし、履歴書や職務経歴書に記載した内容とかみ合わない志望動機を述べた場合、その点について面接官から深く追求されることになります。そのため、履歴書や職務経歴書に記載した内容は面接を受ける前に必ず確認するようにしましょう。

例えば、志望動機について質問された場合、以下のように回答します。

通信機器メーカーの営業事務職として主に見積書や請求書の作成、新商品のDM発送、電話対応などの業務を中心に営業職の従業員をサポートすることに専念してきました。

今の職場では顧客と直接やり取りする機会があっても、営業事務は事務連絡の引継ぎしかできない決まりがあり、より踏み込んだサポートをすることは難しい環境でした。

しかし、御社の営業事務職であれば注文依頼書の内容確認や納期の確認など、今よりも顧客側に踏み込んだ仕事を経験することができると知り、魅力を感じました。

また、これまで業務の段取りや事務手続きの正確性は誰にも負けない気持ちで取り組み、責任を持って仕事をやり遂げてきました。この経験を御社の営業事務で活かし、顧客と営業員の橋渡し役として活躍したいと考えております。

このように、これまでの実務経験や転職後にどのように貢献したいかを具体的に述べることで、面接官の興味を引きつける志望動機になります。

事務職は企業の規模に関係なく、どのような企業にも存在します。そのため、どこの企業にも当てはまるような志望動機では他の応募者と差別化することができません。

正直、それぞれの応募企業に合わせた志望動機を作成するのはかなり面倒な作業です。しかし、あえて面倒な作業に力を入れることで他の応募者よりも魅力のある志望動機を作ることができます。

そこで、応募する企業がどのような人材を求めているのか求人票の内容や企業のホームページを研究し、あなたのオリジナルの志望動機を述べるようにしましょう。

仕事の成功事例(失敗事例)を教えてください

また、前職での成功体験や失敗体験について質問を受けることが多いです。

この質問をしてくる面接官は、応募者がこれまでどのような実績や成果を残してきたかよりも、「課題に直面したときに、どのようなことを考え、どのような工夫を実践してきたか」を知りたいと考えています。必ずしも応募者が実績として残してきた成果が、どの企業でも通用するものとは限らないからです。

そのため、転職して環境が変わっても真剣に課題と向き合い、課題解決のために努力できる人材であることをアピールしましょう。例えば、仕事の失敗事例について質問を受けた場合、下記のように回答します。

「人の役に立ちたい」という思いが強く、業務を引き受け過ぎたことがありました。

納期を守ることは会社の信用にも繋がりますが、周りの従業員に相談できず事務処理が追い付かない状態になってから上司に相談してしまいました。

そこで上司から「タスク量と納期を比較して、先を見越した事務処理をすること」「事務処理が間に合わないと思った時点で上司に相談すること」の2点について、アドバイスを受けました。

責任感を持って事務手続きに取り組むスタイルは変えていませんが、同じ失敗を繰り返さないために抱えている仕事量を常に意識しながら事務処理をこなしてきました。

また周りの従業員に仕事について相談する時間を意識的に増やし、従業員同士で抱えている仕事量を確認し合う関係づくりにも力を入れてきました。

上記では、仕事の失敗事例を例に挙げました。誰でも仕事で失敗した経験は話しづらいものですが、失敗した後に「どのように対処して乗り越えたか」を述べることが重要です。

ただ経験談を述べるだけでは足りず、そこから課題解決に向けて自ら考えて行動したエピソードを面接官は期待しています。これは成功事例を述べる場合も同じく、成功する過程で「どのようなことに取り組み、どのような工夫をしたのか」を具体的に述べるようにしましょう。

今後のキャリアプランを教えてください

事務職の転職を考えている多くの人が、今の会社では実現できないキャリアを転職先で実現させたいと考えているはずです。ただ事務転職で採用を勝ち取るためには、面接官が納得するキャリアプランを伝えなければいけません。

全く筋違いなキャリアプランを述べてしまうのは論外ですが、応募企業の方針や求める人材に相応する内容であれば面接官も共感してくれます。例えば、キャリアプランについて質問を受けたときは、以下のように回答します。

前職では来客対応や電話対応だけでなく、会議の準備や請求書の事務処理など幅広い事務業務をこなしながら一般事務職としてのキャリアを積んできました。

一般事務も組織活動をサポートする上で重要な役割を果たしていると認識していましたが、将来的なキャリアを考える上で、会社の売上げに直接貢献している営業マンをサポートする営業事務も経験してみたいと以前から思っておりました。

もし御社へ転職することができれば、いち早く即戦力となれるように一つ一つの仕事を丁寧に処理し、足りない経験や業務知識を増やしていきたいです。

また御社では従業員の教育育成に力を入れているため、これまでの事務経験から気付いたことを若手の後輩従業員に伝えることで、周りから頼りにされる営業事務員になることを目標に頑張りたいと考えております。

上記は事務職経験者を想定した例になりますが、たとえ事務職が未経験であっても、どのようなキャリアプランを考えているかを具体的に述べる必要があります。

「あなたのキャリアプランを教えてもらえますか?」と突然質問されても、慌てず回答できるようにしておかなければいけません。

そこでキャリアプランを明確に伝えることができれば、面接官も「本気で転職したいと考えてくれている」と評価してくれます。そのため、これまでのあなたの実務経験やスキルを振り返り、応募企業でしか実現できないキャリアプランを述べられるように準備しましょう。

PC(パソコン)は、どの程度使いこなせるか?

デスクワークが中心の事務職では、ほとんどの企業でPCスキルが求められます。どの程度のPCスキルが求められるかは、応募する企業によって違います。

基本的な文章入力やデータ入力ができる程度で採用される企業があれば、VLOOKUPなどExcelの関数を使いこなせる人材でなければ採用されない企業もあります。応募する企業がどの程度のPCスキルを求めているのかを求人票で確認し、PCスキルとしてアピールできる内容を事前に考えておきましょう。

例えば、PCスキルについて質問を受けたときは、以下のように回答します。

PCスキルについては、Word、Excel、PowerPointの使用経験があります。

Wordで作成した差込み文書をExcelの顧客情報と連携させ、これまで多くの顧客宛てに文書を作成してきました。また、売上状況を把握するためにExcelのVLOOKUP関数の使用頻度が高く、私が得意とするPCスキルの1つです。

このほか、上司から指示された企画資料についてもPowerPointを活用し、図やグラフを使ったスライド資料の作成も経験してきました。

このように面接官に分かりやすくPCスキルを伝えるためには、実務経験にもとづいて具体的なエピソードを述べるのが望ましいです。そのため、あなたのこれまでの実務経験でPCスキルを発揮して仕事を進めた具体的な事例があれば、複数挙げておくようにしましょう。

私の場合、面接でPCスキルについて質問を受けることはありませんでしたが、実際に事務職の面接でPCスキルについて質問を受ける人は多いです。

なおPCスキルに加え、事務職に関わる資格(マイクロソフトオフィススペシャリストなど)を取得していれば、資格についても質問されることがあります。資格の知識を活かして仕事に取り組んでいる事例があれば、積極的にアピールしましょう。

たとえ資格取得予定であっても、やる気や熱意を伝えるために「PCスキルの向上のために資格取得の勉強に取り組んでいる」と素直に伝えると良いです。応募企業によっては、能力の証明となる資格が事務転職の面接を有利に進める材料になることもあります。

何か質問はありますか?(逆質問)

面接の最後に「弊社のことで何か質問はありますか?」と、逆に応募者から質問がないか確認されることがよくあります。このとき、「特に何もありません」と答えてしまう応募者が多くいます。

もし、このような回答をした場合、質問をした面接官は「うちの会社に興味がないのか?」「本気でうちの会社に転職したいのか?」と感じてしまいます。結果的に悪い印象を与えてしまうため、面接で落ちてしまう可能性もあります。

本気で転職したいと考えているのであれば面接を受ける企業を研究し、少なくとも1つや2つの質問があるだろうと面接官は期待しています。

また、応募者の多くが何社も併願で面接を受けていることも企業側は承知の上で面接しています。そこで、まずは面接官が逆質問する理由について考えてみましょう。

面接官が逆質問する理由としては、以下2点の理由が考えられます。

  • 応募者の本気度を確認するため
  • 応募者が社風を理解しているか確認し、認識のズレをなくすため

主に上記に挙げた内容を確認するため、面接官は逆質問を実施します。そのため、面接を受ける前に必ず逆質問を用意し、応募企業への志望度が高いことをアピールしましょう。

ただし、逆質問を考える上で注意点があります。面接を進める中で、あなたがせっかく考えてきた逆質問の内容が解決してしまうことがあります。

そこで逆質問は1つだけでなく、最低でも3つ以上は用意するようにしてください。これは私が転職サイトを利用したときに担当のキャリアアドバイザーから受けたアドバイスでもあります。面接で良い印象与えて終えるためには、逆質問の用意が欠かせないことを押さえておきましょう。

例えば、逆質問の内容例については、以下のようなものがあります。

・あなたの転職意欲の高さを伝える逆質問

①なるべく早く御社で活躍できるような人材になりたいと考えています。御社の事務職で活躍している人はどのような人材でしょうか?

②御社の事務職で活躍するために、事前に勉強しておいた方が良いことはありますか?

③御社に勤務する従業員の方々と協力しながら仕事に尽力したいと考えています。御社が仕事現場で共有している大切な考えなどがあれば教えてください。

上記のように、事務職で活躍している人材や事務職の現場で活躍するために必要な情報を聞き出そうすることで、あなたの転職意欲の高さを面接官に伝えることができます。

 

・あなたの強み(長所)や自己PRを補足する逆質問

①私はこれまで仕事で疑問に思ったことに対してはっきりと意見を伝えてきましたが、御社の事務職では主体的に意見を述べることができる環境はありますでしょうか?

②自己PRのときに、後輩従業員に丁寧に仕事を教えることに力を入れてきたとお話しさせていただきました。これから御社の事務職で働くにために私のキャリアやスキルで足りないものがあれば教えてください。

③Word、Excelについてはある程度使いこなせますが、ほかにどのようなスキルを身に付ければ御社の事務職で活躍できるでしょうか?

上記のように、あなたの強みや自己PRに触れながら逆質問するときは、「〇〇に力を入れてきましたが、……」「〇〇に取り組んできましたが、……」といったように謙虚な言い表しで質問するようにしましょう。

「〇〇が得意なので、〇〇したい」と言い切ってしまうのは自慢げに聞こえ、高圧的な印象を与えてしまいますので注意しなければいけません。

・その他、好印象を持たれる逆質問

①御社の事務職で中途採用として入社する人材に期待する点はありますか?

②御社の事務職では社員のモチベーションを上げるために、何か取り組んでいることはありますか?

③部署を問わず、御社で活躍している人材に何か共通する点はありますか?

上記のように、事務職への転職に向けて前向きな質問をすることで、面接官にやる気や熱意をアピールすることができます。

ただし、逆質問はどのような内容でも良い訳ではありません。例えば、以下のような逆質問は面接官に悪い印象を与えてしまう可能性が高いため、避けるようにしましょう。

  • 給料、残業の実態、有給休暇の取得率など福利厚生に関わる内容(企業選びの基準が待遇面)
  • 企業のホームページや求人票を見れば分かる内容(企業研究不足)
  • 面接で話した内容を再度確認する内容(面接の話を聞いていない)

もし、どうしても給料や勤務時間など労働条件を交渉したい場合は、転職サイトを利用して担当のキャリアアドバイザーに交渉してもらうようにしましょう。転職経験の浅い人が自力で労働条件を交渉することは、非常に難しくハードルが高いです。

なお、逆質問した後の態度にも注意が必要です。質問に回答してくれた面接官に対して、単に「はい、分かりました」「そうですか」といった返事だけでは、わざわざあなたのために考えて回答してくれた面接官の気分も悪くなるはずです。

そうではなく、「入社後のイメージができました。ありがとうございます。」「御社でより一層頑張りたいと思いました。ありがとうございます。」と笑顔で返事をすることで、面接官が受ける印象も大きく変わります。

逆質問で「特に何もありません」と回答するのは非常に勿体ないです。たとえスムーズに面接が進んでいたとしても、最後に質問がないと聞いた面接官はがっかりするに違いありません。

そうならないためにも、あらかじめ逆質問する内容を決めてから面接に挑むようにしましょう。

事務職の転職面接本番前にチェックすべき3つのポイント

ここまで事務職の転職面接で聞かれやすい質問・回答例について述べてきましたが、実際に面接を受けるまでに何を準備すれば良いのでしょうか。人気が高い事務職の面接を通過し、採用を勝ち取るためには上記で紹介したような回答例を考えることも大切です。

しかし、それ以外にも面接を受ける前にチェックすべきポイントがあります。以下、事務職の転職面接本番前にチェックすべき3つのポイントについて順に解説します。

履歴書・職務経歴書の記入内容を再確認する

転職を希望する多くの人が複数の企業にエントリーしますが、あなたの志望動機や自己PRの内容は応募する企業によって変えなければいけません。

そのため、応募者の中には頭の中で情報を整理しきれず、本番の面接で履歴書や職務経歴書に記入している内容と整合性のない回答をしてしまう人がいます。

面接官の質問に対する回答内容が履歴書や職務経歴書に書いた内容と矛盾した場合、面接官からその点について深く追求されることになります。

当然ですが、面接で矛盾した内容を述べると、面接官の信用を失い不採用の可能性は高くなります。このような事態を未然に防ぐため、面接本番前は必ず面接を受ける企業の履歴書と職務経歴書の内容を確認し、情報を整理しておきましょう。

事務職の転職面接にふさわしい服装・髪型(髪色)

事務職の面接でも清潔感のある服装や髪型で挑むことが、社会人としてのマナーになります。IT企業やアパレル企業など一部の企業では「自由な服装でお越しください」と言わることもありますが、それでもスーツの着用が無難です。

特に事務職はデスクワークだけでなく、来客対応する企業も多いため、ビジネスマナーのない人材が採用されることはありません。もちろん面接官に対して話す内容も重要ですが、初めて会う時の第一印象も重要です。

そこで、男性・女性別に面接で気をつけるべき服装・髪型(髪色)などについて、以下にまとめてみました。特に女性は髪型やネイルにも気を遣うと思いますので、参考にしてみてください。

たとえ面接が順調に進んだとしても、自分勝手なマナーや服装が原因で「常識のない人」と判断されてしまいます。社会人としてのマナーを守り、面接にふさわしい格好を意識しましょう。

15分前に面接会場に到着しておく

なお、必ず15分前には面接会場に到着するように意識しておきましょう。

たとえ時間ギリギリで面接に間に合ったとしても、心に余裕がない状況で面接に挑むことになります。そうではなく、面接会場には余裕を持って会場入りし、身だしなみを整えるぐらいで余裕を持つと良いです。

当然ですが、社会人のマナーとして遅刻は厳禁です。事前に面接会場の住所を調べ、場所を間違えないようにしましょう。もし電車の遅延など、やむを得ず遅刻する場合は必ず電話で担当者に連絡を入れ、状況を説明するようにしましょう。

事前準備に力を入れ、事務転職を成功させる

事務職の面接で想定される質問について紹介してきましたが、ここで紹介した内容が全てではありません。実際の面接では「あなたの短所や欠点は何ですか?」「仕事をする上で大切にしていることはありますか?」など、どのような質問をされるかは分かりません。

ただ、どのような質問をされたとしても、あなたのこれまでの実務経験と結びつけて工夫した点や仕事への取組み姿勢を述べることで好印象な自己PRになります。また書類選考を通過して面接を受けられる時点で、少なくとも応募企業はあなたの履歴書や職務経歴書を見て「直接会って話してみたい」と思ってくれています。

そこで面接官から信頼を勝ち取ることができれば、あなたが理想とする事務転職を実現することができます。ただし、面接を受ける前の事前対策を怠(おこた)るようでは、面接を通過することはできません。

まずは、これまでの実務経験を洗い出し、ここで紹介した質問内容に対するあなたの回答例を作成するところから始めてみてください。

事務転職で失敗しない転職サイトの活用法とは

事務転職を考えるとき、多くの人が転職サイトを活用します。ただ事務職は倍率が高く、簡単には転職できません。自力で転職先を探そうとしても、1件1件求人を見極めるには相当の労力を使います。またエントリー書類(履歴書・職務経歴書)の作成や面談対策、転職条件の交渉まで自ら行う必要があります。

しかし転職サイトに登録すれば、カウンセリング実施後にキャリアアドバイザーから転職条件に見合う求人を無料で紹介してもらえます。さらに履歴書や職務経歴書の添削、面談対策、転職条件の交渉まであなたの代わりに行ってくれます。

ただし、「多くの求人を紹介してくれる転職サイト」「カウンセリングに力を入れている転職サイト」「女性の転職支援に力を入れている転職サイト」など、選ぶ転職サイトによって特徴や強みに違いがあります。これらのことを理解した上で転職サイトを活用しなければいけません。

そこで以下のページで転職サイトの特徴を解説しています。それぞれの転職サイトの特徴や強みの違いを理解して活用すれば、事務転職の失敗を防ぐことができます。